Уменьшены сроки хранения документов по личном составу

Сроки хранения документов по личному составу

Документы по личному составу предприятия созданные после 2003 года должны хранится 50 лет.

К документам по личному составу относятся трудовые договоры и служебные контракты, трудовые соглашения, гражданско-правовые договоры, личные карточки, невостребованные подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, свидетельства, удостоверения).

Согласно Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации” документы содержащие персональные данные сотрудников должны хранится 75 лет.

В марте 2016 года внесены изменения в сроки хранения кадровых документов по личному составу. Федеральный закон от 2 марта 2016 г. № 43-ФЗ уточняет, что 75-лет нужно хранить документы, которые были созданы до 2003 года. Для документов, созданных после 2003 года, срок хранения документов по личному составу составляет 50 лет.

Документы по личному составу за исключением документов, указанных в части 3 настоящей статьи , созданные начиная с 2003 года, хранятся.

Новые сроки хранения учетных документов компании: таблица

Законом об архивном деле в РФ предусмотрена обязанность организаций обеспечивать сохранность документов в течение сроков их хранения. С 18 февраля в силу вступил новый регламент таких сроков, разработанный Росархивом взамен аналогичного, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Вместо прежних тысяч с лишним строк в новом списке меньше семисот позиций.

Изменения требований, предъявляемых к хранению учетных и кадровых документов, представляем в удобной для ознакомления форме.

ТАБЛИЦА: «Изменение сроков хранения учетных документов компании»

№ нового перечня

№ старого перечня

Вид документа

Было

Стало

Ценообразование

Прейскуранты (прайс-листы), ценники на товары, работы и услуги по месту утверждения

10 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Документы (справки, обоснования, заключения, нормативные индикаторы, калькуляции) о разработке, применении цен, тарифов и их корректировке по месту разработки

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Соглашения (контракты, договоры) о повышении, снижении или поддержании цен (тарифов), протоколы согласования цен на товары, работы и услуги, переписка по вопросам ценообразования

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Финансирование, кредитование деятельности

Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности (при условии погашения дебиторской и кредиторской задолженности). Документы (отчеты, счета, справки, переписка) по вопросам благотворительной деятельности

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Бухгалтерский учет и отчетность

Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Отчеты (аналитические таблицы) о выполнении планов финансово-хозяйственной деятельности организации:

а) сводные годовые, годовые;

б) 5 лет (при отсутствии годовых – постоянно);

Консолидированная финансовая отчетность (финансовая отчетность не создающих группу организаций, составленная по международным стандартам финансовой отчетности):

Постоянно (на усмотрение архива)

а) до ликвидации организации;

Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка)

5 лет при условии проведения проверки. Уточнено, что при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу

Образцы подписей материально ответственных лиц

До минования надобности, но не менее 5 лет

5 лет после смены материально ответственного лица

Планы, стратегии, программы и документы к ним (акты, справки, сведения, обоснования, переписка, расчеты, таблицы, ведомости), полученные и (или) составленные в ходе оказания аудиторских услуг

5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы

Договоры (контракты, соглашения) оказания аудиторских услуг:

а) у аудируемого лица;

б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора (при условии проведения внешней проверки качества работы)

5 лет после истечения срока действия договора. Уточнено:

— срок исчисляется также с момента прекращения обязательств по договору;

— для «б» — при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу

Документы (справки, акты, переписка) о недостачах, присвоениях, растратах

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу

Журналы, базы данных учета:

б) расчетов с организациями, кассовых документов (счетов, платежных поручений), доверенностей

а) постоянно (на усмотрение архива);

б) 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)

а) до ликвидации организации;

Журналы, карточки, базы данных учета основных средств (зданий, сооружений), обязательств

5 лет после ликвидации основных средств

До ликвидации организации

Книги, журналы, карточки учета поступления валюты

5 лет при условии

Учет оплаты труда

Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) о получении заработной платы и других выплат

При отсутствии лицевых счетов – 75 лет

При отсутствии лицевых счетов *50/75 лет

Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате (с возможностью частичного отбора для постоянного хранения)

Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг

75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Налогообложение

Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, задолженности по ним (после снятия задолженности), документы об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, сборам

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пени и налоговых санкций, справка о состоянии расчетов с бюджетом

Расчеты по страховым взносам

Годовые для ФСС – постоянно, квартальные для ФСС и любые РСВ – 5 лет.

При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 лет

Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов

75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

При отсутствии лицевых счетов *50/75 лет

Налоговые декларации ИП

Декларации ИП по 2002 год включительно – 75 лет. Остальные 5 лет

Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц, индивидуальных предпринимателей по всем видам налогов

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами

Документы (переписка, уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления) о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания налогов и сборов в бюджеты всех уровней

5 лет, исключена возможность частичного отбора для постоянного хранения

Документы (справки, заявления, переписка) о реструктуризации задолженности по страховым взносам и налоговой задолженности

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Документы справки, обоснования, заключения, нормативные индикаторы, калькуляции о разработке, применении цен, тарифов и их корректировке по месту разработки.

О сроках временного хранения документов по личному составу

Сроки временного хранения документов Архивного фонда РФ до их передачи на постоянное хранение установлены в ст. 22 Федерального закона № 125-ФЗ. До внесения изменений в пп. «б» п. 4 данной статьи для документов по личному составу был предусмотрен срок временного хранения до их поступления в государственные и муниципальные архивы – 75 лет. Однако согласно поправкам, внесенным Федеральным законом № 43-ФЗ, данная норма из текста пп. «б» п. 4 ст. 22 Федерального закона № 125-ФЗ была исключена. Теперь срокам временного хранения документов по личному составу посвящена отдельная статья – ст. 22.1.

Отметим, что Федеральным законом № 43-ФЗ предусмотрено снижение срока хранения документов по личному составу с 75 до 50 лет.

Правда, такое новшество не распространяется на документы по личному составу:

  • созданные до 2003 года;
  • образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой.

Итак, в зависимости от даты создания документы хранятся:

Документы по личному составу, созданные

До 2003 года (п. 1 – 3 ч. 1 ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ)

Начиная с 2003 года (п. 1 – 3 ч. 2 ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ)

В государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами

В течение 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения

В течение 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения

В государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов,

С даты поступления и до истечения 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов

С даты поступления и до истечения 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после

органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций

после истечения указанного срока хранения

истечения указанного срока хранения

В иных организациях

Не менее 75 лет со дня создания

Не менее 50 лет со дня создания

На основании ч. 3 ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся:

  • в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, – в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
  • в государственных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, названных в п. 1 ч. 3, – с даты поступления и до истечения 75 лет с даты прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения обозначенного срока хранения.

Итак, в зависимости от даты создания документы хранятся.

Как определить срок хранения документов по личному составу в связи с последними мартовскими изменениями в законе об архивном деле?

Федеральным законом от 02.03.2016 № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”» с 13.03.2016 изменены сроки хранения документов по личному составу.

См. новость «Сократили срок хранения кадровой документации!», где в т.ч. приводится текст новой ст. 22.1 закона об архивном деле.

Из действующей статьи 22 «Сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение», в пункте 4 которой устанавливается 75-летний срок хранения документов в организациях-авторах до их поступления в государственные и муниципальные архивы, исключены слова «документов по личному составу». Взамен введена новая статья с номером 22.1, устанавливающая новый критерий – 2003 год как условную границу при определении сроков хранения документов по личному составу. Очевидно, граница свидетельствует о том, что с этого года гарантируется достоверность, полнота и сохранность данных персонифицированного учета, которые обеспечивает в своих информационных ресурсах Пенсионный фонд РФ.

Если документы по личному составу созданы до 2003 года (т.е. крайняя дата дела должна соответствовать 2002 году или ранее), то они подлежат хранению:

  • в течение 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности после истечения указанного срока хранения (т.е. для части дел срок хранения в этот момент может быть увеличен вплоть до постоянного) в государственных органах и органах местного самоуправления, если они являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов (подпункт 1 пункта 1 статьи 22.1 закона об архивном деле; а в современной практике такой же срок сейчас устанавливается для хранения документов на предприятиях с долями государственной или муниципальной собственности в уставном капитале);
  • не менее 75 лет со дня создания – в иных организациях (подпункт 3 пункта 1 статьи 22.1 закона об архивном деле; это означает обязательность такого срока хранения для всех остальных коммерческих и некоммерческих организаций независимо от их организационно-правовой формы);
  • с даты поступления в архивное учреждение и до истечения 75 лет со дня создания с проведением экпертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения – в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций (подпункт 2 пункта 1 статьи 22.1 закона об архивном деле).

Если документы по личному составу созданы начиная с 2003 года, то в этих же категориях организаций (пункт 2 статьи 22.1 закона об ­архивном деле) срок их хранения сокращается до 50 лет со дня ­создания.

Однако установлен срок хранения в течение 75 лет для документов по личному составу тех граждан, которые проходят государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой (прокуратура, таможенные органы, служба судебных приставов и т.п.; пункт 3 статьи 22.1 закона об архивном деле).

Обратите внимание: в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Министерства культуры от 25.08.2010 № 558 (далее – ПТУД) есть разные сроки хранения у документов по личному составу:

  • для наиболее ценных они составляют 75 лет, для некоторых даже ­постоянно;
  • для менее ценных они значительно меньше, например, 5 лет, 3 года, до замены новыми.

А новая статья 22.1 закона об архивном деле фактически поделила все документы по личному составу только на 2 группы 1 :

  • созданные начиная с 2003 года (им установила срок хранения 75 лет) и
  • созданные ранее (хранить 50 лет).

Других вариантов сроков хранения для документов по личному составу в законе просто нет! Закон имеет большую силу, чем подзаконные акты, в т.ч. ПТУД. В случае расхождений подзаконная нормативная база ­приводится в соответствие новому принятому закону.

Возникает вопрос: неужели теперь нельзя хранить часть кадровых документов постоянно или наоборот менее 50 / 75 лет (как это было раньше по ПТУД: 5 лет, 3 года и т.д.)?

Читайте также:  Миграция населения в Норвегию из России в 2020 году

Наше мнение следующее:

1. С внесением изменений в закон об архивном деле постоянные сроки хранения по ПТУД трансформировались в:

  • 75 лет ЭПК – для документов, созданных до 2003 года и
  • 50 лет ЭПК – для документов, созданных начиная с 2003 года.

Т.е. по истечении указанных лет проводится экспертиза ценности ­документов и часть из них может быть отобрана на постоянное хранение.

2. Только для кадровых документов, созданных начиная с 2003 года, срок хранения в 75 лет (как было раньше по ПТУД) законом обрезали до 50 лет ЭК.

3. А вот для кадровых документов с меньшим сроком хранения по ПТУД, чем в обновленном законе, не нужно повышать его до планки в 75 лет (по пунктам 1 и 3 статьи 22.1 закона) или 50 лет (по пункту 2 статьи 22.1). Например, приказ о краткосрочной командировке можно продолжать хранить всего 5 лет по статье 19 ПТУД. Иначе затраты на хранение кадровых документов существенно возрастут, а нововведения были призваны их сократить!

К этим рекомендациям вам стоит отнестись как к мнению опытного специалиста. Но далее всем нам нужно ждать разъяснений Росархива! А пока не будем подрывать сложившиеся основы архивного дела.

Еще обращаем ваше внимание на неудачные формулировки закона при установлении сроков: «в течение 75 лет», «не менее 50 лет», но «со дня создания». Неизвестно, как просмотрели архивисты эту формулировку в процессе согласования законопроекта. Со дня создания сроки хранения документов никогда не устанавливались ни в отечественной, ни в зарубежной архивной практике. Документы формируются в дела, поэтому необходимо учитывать понятие «крайние даты» документов дела, т.е. даты начала и окончания дела – это дата составления / регистрации / получения самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

В теории и практике архивного дела давно сложилось и соблюдается проверенное профессиональное правило исчисления сроков хранения документов: с 1 января календарного года, следующего за годом исполнения документа / завершения дела в делопроизводстве / окончания личного дела 2 , которое определяется датой приказа об увольнении.

Это может привести, например, к следующим сложностям с личными делами сотрудников. Датой создания личного дела обычно является дата приказа о приеме на работу:

  • если она 2003 года и позже, то срок хранения дела теперь составляет 50 лет со следующего за годом увольнения;
  • если же она 2002 года и ранее – то 75 лет.

Получается, что для личных дел нужно отслеживать срок создания, а группируются они при сдаче в архив организации по описям по году увольнения сотрудников из этой организации. На практике это может вызвать определенные сложности, которые поможет решить автоматизация.

И в заключение еще раз подчеркнем: нормы законодательных актов всегда применяются, поэтому разъяснений и методических рекомендаций по установлению временных сроков хранения документов по ­личному составу следует в ближайшее время ожидать от Росархива.

; пункт 3 статьи 22.

Новые сроки хранения бухгалтерских документов

Учетная политика и рабочий план счетов, годовая бухгалтерская и финансовая отчетность

Постоянно – для годовой бухотчетности

5 лет – для учетной политики

Главная книга, журналы-ордера, операций по счетам, оборотки, карточки, ведомости, инвентарные списки, кассовые книги и авансовые отчеты, банковские выписки

Справки, акты, переписка о недостачах, присвоениях и растратах

5 лет, часть документов нужно хранить постоянно

10 лет после возмещения ущерба

Расчетно-платежные ведомости, расчетные листы по зарплате и другим выплатам

5 лет (если нет лицевых счетов: 50 лет – если документы оформлены начиная с 2003 года, 75 лет – если оформлены до 2003 года)

6 лет, при отсутствии лицевых счетов работников – 50/75 лет

При окончании делопроизводства до 01.

Виды сроков хранения документов

В Перечне используются сроки хранения пяти видов: временно, постоянно, до ликвидации организации, до минования надобности, до замены новыми. Каждый из них имеет свои особенности.

Временные сроки хранения

Временными считаются сроки хранения документов в течение ограниченного периода, указанного в Перечне (1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет, 75 лет). Временные сроки начинают исчисляться с 1 января года, следующего за годом, в котором документы были закончены делопроизводством. А по реестрам, книгам, журналам — с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение (п. 4.1 Инструкции).

Разберемся, когда документы считаются законченными делопроизводством. Из положений п. 2 ст. 21.1 Закона № 125-ФЗ следует, что термин «законченные делопроизводством» нужно применять в значении, предусмотренном п. 17 ст. 3 Закона № 125-ФЗ. В этой норме речь идет об упорядочении архивных документов. Под ним понимается комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства. Следовательно, документы считаются законченными делопроизводством, когда эти документы сформированы в дела, которые описаны и оформлены в соответствии с требованиями законодательства.

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел (п. 1.1.2 Методических указаний по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, разработанных Росархивом в 2018 г., и п. 3.5.1 Основных Правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Таким образом, отсчет временного срока хранения документов нужно начинать с 1 января года, следующего за годом, в котором эти документы были исполнены и сформированы в дела.

В пункте 5.15 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом Росархива от 22.05.2019 № 71, сказано, что документ считается исполненным после фактического исполнения всех содержащихся в нем поручений, документального подтверждения его исполнения и сообщения результатов его рассмотрения заинтересованным органам, организациям и лицам. Из этого определения следует, что исполненными являются документы, которые выполнили свою функцию и более не используются компанией. Например, приказы — после выполнения всех содержащихся в них распоряжений, договоры — после выполнения по ним сторонами всех взятых на себя обязательств, налоговые документы — после того, как они в последний раз были использованы для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов (письмо Минфина России от 19.07.2017 № 03-07-11/45829), бухгалтерские документы — после их использования для составления бухгалтерской отчетности.

Компания в феврале 2020 г. сформировала в дело счета-фактуры, которые последний раз были использованы при составлении отчетности по НДС за налоговые периоды 2019 г.

Срок хранения счетов-фактур составляет пять лет (п. 317 Перечня). Следовательно, сформированные в дело счета-фактуры компания должна хранить по 31 декабря 2025 г. включительно.

Организация вправе продлить временные сроки хранения документов сверх установленных Перечнем, если это вызвано особенностями ее работы и практическими потребностями. Продление производится при проведении экспертизы ценности документов (п. 4.11 Инструкции). А вот снижать установленные сроки хранения компании не вправе (п. 4.10 Инструкции).

После того, как временный срок хранения документов истек, они подлежат уничтожению (п. 4.3 Инструкции).

Прочие сроки хранения

По ряду документов срок их хранения указан в Перечне как «Постоянно». Например, такой срок хранения установлен для штатных расписаний организации (п. 40 Перечня), актов сдачи-приемки, ввода в эксплуатацию зданий, строений, сооружений (п. 544 Перечня), протоколов, постановлений, решений контрольных и ревизионных органов организации (п. 18 Перечня).

Срок хранения «Постоянно» не означает, что документы с этим сроком должны постоянно храниться в организации. В пункте 4.4 Инструкции указано, что для организаций, не являющихся источником комплектования государственных и муниципальных архивов, срок хранения «Постоянно» означает, что документы должны храниться не менее 10 лет. То есть для большинства коммерческих компаний срок хранения «Постоянно» является временным сроком хранения, по истечении которого документы, как мы уже говорили выше, подлежат уничтожению.

Временно хранят такие документы также организации — источники комплектования государственных и муниципальных архивов. Но они по истечении временного срока хранения, установленного в договоре с архивом, документы со сроком хранения «Постоянно» передают в Архивный фонд РФ для постоянного хранения (п. 4.4 Инструкции). Таким образом, постоянно такие документы хранятся только в государственных и муниципальных архивах.

Некоторые документы перечня имеют срок хранения «До ликвидации организации» (например, договоры купли-продажи земельных участков, разрешения на строительство и ввод в эксплуатацию (п. 87 Перечня), договоры дарения недвижимого и движимого имущества (п. 90 Перечня)). Такой срок хранения означает, что указанные документы хранятся в организации до ее ликвидации и при ликвидации они подлежат экспертизе ценности (п. 4.5 Инструкции). По ее результатам документы либо отбираются для дальнейшего возможного их включения в состав Архивного фонда РФ, либо уничтожаются (п. 4.5 Инструкции, п. 4.5 Правил).

Срок хранения «До минования надобности» означает, что организация сама определяет срок хранения этих документов. При этом такой срок хранения не может быть менее одного года (п. 4.6 Инструкции). Срок хранения «До минования надобности» установлен, например, для проектов правил, инструкций, регламентов, стандартов, порядков, положений, штатных расписаний (п. 9, 41 Правил).

Срок хранения «До замены новыми» применяется, как правило, к копиям нормативных документов, которые присылаются в организацию для использования в работе (например, к копиям локальных нормативных правовых актов, предусматривающих введение, замену, пересмотр норм труда (п. 394 Перечня)). Такой срок означает, что данные документы хранятся до их отмены и замены новыми (п. 4.7 Инструкции).

В Перечне у некоторых документов срок их хранения указан с отметкой «ЭПК». Например, такая отметка есть у договоров об отчуждении исключительного права на результат интеллектуальной деятельности или средство индивидуализации, которые хранятся пять лет по истечении срока действия исключительного права (п. 135 Перечня). Указанная отметка свидетельствует о том, что такие документы могут быть отобраны на постоянное хранение в государственных и муниципальных архивах по результатам экспертизы их ценности (п. 4.9 Инструкции). Если в ходе экспертизы выявлено, что документы ценности не имеют, они подлежат уничтожению (п. 4.11 Правил).

Если в ходе экспертизы выявлено, что документы ценности не имеют, они подлежат уничтожению п.

Уничтожение документов

Когда срок хранения документов истекает, их следует уничтожить (п. 2.3 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526). Документировать уничтожение документов выгодно для самой организации. Ведь акты об уничтожении могут понадобиться при проверках или судебных делах, если у организации потребуют представить какие-либо документы. Порядок уничтожения прописан в пунктах 4.6–4.13 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526.

Выбирает документы для уничтожения экспертная комиссия. В экспертную комиссию могут входить сотрудники организации (секретарь, бухгалтер, делопроизводитель и др.).

Уничтожение выбранных документов нужно оформить актом по форме (.xls 35Кб) из приложения 21 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526. В акте напишите реквизиты всех документов. Однородные документы можно указывать под общим заголовком. Отметьте крайние даты однородных документов. Например, «авансовые отчеты за 2009 г., крайние даты – 20.01.2009–01.12.2009».

Например, авансовые отчеты за 2009 г.

Сроки хранения документов по личному составу (Иритикова В.)

Дата размещения статьи: 23.09.2016

В середине марта вступили в силу изменения, согласно которым срок хранения кадровой документации был сокращен. Как теперь определить срок хранения документов по личному составу в связи с изменениями в законодательстве об архивном деле?

Федеральным законом от 02.03.2016 N 43-ФЗ “О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации” (далее – Закон об архивном деле) с 13.03.2016 изменены сроки хранения документов по личному составу.
Из действующей ст. 22 “Сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение”, в п. 4 которой устанавливается 75-летний срок хранения документов в организациях-авторах до их поступления в государственные и муниципальные архивы, исключены слова “документов по личному составу”.
Взамен введена новая статья с номером 22.1, устанавливающая новый критерий – 2003 г. как условную границу при определении сроков хранения документов по личному составу. Очевидно, граница свидетельствует о том, что с этого года гарантируются достоверность, полнота и сохранность данных персонифицированного учета, которые обеспечивает в своих информационных ресурсах Пенсионный фонд РФ.

Фрагмент документа. Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации”
Статья 22.1 “Сроки временного хранения документов по личному составу”

Если документы по личному составу созданы до 2003 г. (т.е. крайняя дата дела должна соответствовать 2002 г. или ранее), то они подлежат хранению:
– в течение 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности после истечения указанного срока хранения (т.е. для части дел срок хранения в этот момент может быть увеличен вплоть до постоянного) в государственных органах и органах местного самоуправления, если они являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов (п. 1 ч. 1 ст. 22.1 Закона об архивном деле; а в современной практике такой же срок сейчас устанавливается для хранения документов на предприятиях с долями государственной или муниципальной собственности в уставном капитале);
– не менее 75 лет со дня создания – в иных организациях (п. 3 ч. 1 ст. 22.1 Закона об архивном деле; это означает обязательность такого срока хранения для всех остальных коммерческих и некоммерческих организаций независимо от их организационно-правовой формы);
– с даты поступления в архивное учреждение и до истечения 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения – в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций (п. 2 ч. 1 ст. 22.1 Закона об архивном деле).
Если документы по личному составу созданы начиная с 2003 г., то в этих же категориях организаций (ч. 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле) срок их хранения сокращается до 50 лет со дня создания.
Однако установлен срок хранения в течение 75 лет для документов по личному составу тех граждан, которые проходят государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой (прокуратура, таможенные органы, служба судебных приставов и т.п.; ч. 3 ст. 22.1 Закона об архивном деле).

Читайте также:  НПФ Сбербанк онлайн личный кабинет-вход, регистрация

Закон и подзаконный акт

Обратите внимание: в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Приказом Министерства культуры от 25.08.2010 N 558 (далее – ПТУД), есть разные сроки хранения у документов по личному составу:
– для наиболее ценных они составляют 75 лет, для некоторых даже постоянно;
– для менее ценных они значительно меньше, например 5 лет, 3 года, до замены новыми.
А новая ст. 22.1 Закона об архивном деле фактически поделила все документы по личному составу только на 2 группы :
– созданные начиная с 2003 г. (им установила срок хранения 75 лет) и
– созданные ранее (хранить 50 лет).
——————————–
Отдельно стоят лишь документы о госслужбе, не являющейся гражданской, упомянутые в ч. 3 ст. 22.1 Закона об архивном деле.

Других вариантов сроков хранения для документов по личному составу в Законе просто нет. Закон имеет большую силу, чем подзаконные акты, в т.ч. ПТУД. В случае расхождений подзаконная нормативная база приводится в соответствие новому принятому Закону.
Возникает вопрос: неужели теперь нельзя хранить часть кадровых документов постоянно или наоборот менее 50/75 лет (как это было раньше по ПТУД: 5 лет, 3 года и т.д.)?
Наше мнение следующее.
1. С внесением изменений в Закон об архивном деле постоянные сроки хранения по ПТУД трансформировались в:
– 75 лет ЭПК – для документов, созданных до 2003 г., и
– 50 лет ЭПК – для документов, созданных начиная с 2003 г.
То есть по истечении указанных лет проводится экспертиза ценности документов и часть из них может быть отобрана на постоянное хранение.
2. Только для кадровых документов, созданных начиная с 2003 г., срок хранения в 75 лет (как было раньше по ПТУД) Законом обрезали до 50 лет ЭК.
3. А вот для кадровых документов с меньшим сроком хранения по ПТУД, чем в обновленном Законе, не нужно повышать его до планки в 75 лет (ч. 1 и 3 ст. 22.1 Закона об архивном деле) или 50 лет (по ч. 2 ст. 22.1). Например, приказ о краткосрочной командировке можно продолжать хранить всего 5 лет по ст. 19 ПТУД. Иначе затраты на хранение кадровых документов существенно возрастут, а нововведения были призваны их сократить.
К этим рекомендациям вам стоит отнестись как к мнению опытного специалиста. Но далее всем нам нужно ждать разъяснений Росархива! А пока не будем подрывать сложившиеся основы архивного дела.

Сроки хранения: как считать

Еще обращаем ваше внимание на неудачные формулировки Закона при установлении сроков: “в течение 75 лет”, “не менее 50 лет”, но “со дня создания”. Неизвестно, как просмотрели архивисты эту формулировку в процессе согласования законопроекта. Со дня создания сроки хранения документов никогда не устанавливались ни в отечественной, ни в зарубежной архивной практике. Документы формируются в дела, поэтому необходимо учитывать понятие “крайние даты” документов дела, т.е. даты начала и окончания дела – это дата составления/регистрации/получения самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
В теории и практике архивного дела давно сложилось и соблюдается проверенное профессиональное правило исчисления сроков хранения документов: с 1 января календарного года, следующего за годом исполнения документа/завершения дела в делопроизводстве/окончания личного дела , которое определяется датой приказа об увольнении.
——————————–
Пункт 4.28 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526.

Это может привести, например, к следующим сложностям с личными делами сотрудников. Датой создания личного дела обычно является дата приказа о приеме на работу:
– если она 2003 г. и позже, то срок хранения дела теперь составляет 50 лет со следующего за годом увольнения;
– если же она 2002 г. и ранее – то 75 лет.
Получается, что для личных дел нужно отслеживать срок создания, а группируются они при сдаче в архив организации по описям по году увольнения сотрудников из этой организации. На практике это может вызвать определенные сложности, которые поможет решить автоматизация.
И в заключение еще раз подчеркнем: нормы законодательных актов всегда применяются, поэтому разъяснений и методических рекомендаций по установлению временных сроков хранения документов по личному составу следует в ближайшее время ожидать от Росархива.

22 Сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение , в п.

1.1.2. Когда документы негосударственных организаций включаются в состав Архивного фонда РФ:

Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основании экспертизы ценности документов и оформляется договором между собственником или владельцем архивных документов и государственным или муниципальным архивом. В данном договоре указываются обязанности собственника или владельца архивных документов по хранению, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации (гл. 2, ст.6, п.7).

Закон вводит термин «Архивный фонд Российской Федерации» – исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению (гл.1, ст.3, п.8.).

Приказы по личному составу.

Два важных изменения

1. Изменения, внесенные Федеральным законом № 43-ФЗ, в Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 125-ФЗ), касаются ст. 22 «Сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение»: подп. «б» п. 4 этой статьи больше не регламентирует сроки хранения документов по личному составу.

2. Федеральный закон № 125-ФЗ дополнен ст. 22.1 «Сроки временного хранения документов по личному составу», где определен новый срок хранения документов по личному составу – 50 лет. Он касается документов, созданных начиная с 2003 г., за исключением документов по личному составу государственных служащих (не гражданских и не муниципальных).

Теперь документы по личному составу условно делятся на три категории.

  • созданные до 2003 г.

Срок хранения – 75 лет; не изменился;

  • созданные начиная с 2003 г.

Срок хранения — 50 лет; изменился;

  • образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, начиная с 2003 г.

Срок хранения — 75 лет; не изменился.

Наша справка

Ранее срок временного хранения таких документов в архивах составлял 75 лет с даты закрытия дела (создания документа) для всех организаций.

Документы по личному составу, созданные до 2003 г. и начиная с 2003 г.[1], хранятся (части 1, 2 ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ):

  • в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами;
  • в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций;
  • в иных организациях (АО, ООО и др.).

Вопрос в тему

Кто относится к категории государственных служащих, не являющихся гражданскими служащими?

К этой категории относятся граждане, находящиеся на:

военной службе. Им присваиваются воинские звания (например, сотрудник Министерства обороны РФ, ФСБ России, ФСО России);

правоохранительной службе. Гражданам, находящимся на правоохранительной службе (органы внутренних дел, Федеральная служба РФ по контролю за оборотом наркотиков) присваиваются специальные звания и классные чины (например, лейтенант полиции, капитан внутренней службы, майор юстиции);

федеральной государственной службе. Это, например, сотрудники прокуратуры (прокуроры, заместители и помощники прокуроров), Следственного комитета РФ (руководители следственных органов, заместители и следователи) и др.

научный редактор журнала Кадровые решения.

Где формируются и хранятся документы по личному составу?

В соответствии с Законом № 125-ФЗ организации вправе создавать архивы, но обязаны осуществлять архивное хранение документов.

Поэтому, если в организации создан архив как структурное подразделение, то в раздел Положения об архиве, где устанавливается состав документов, которыми он комплектуется, необходимо внести соответствующее упоминание документов по личному составу с указанием временной границы при определении сроков их хранения.

Фрагмент Положения об архиве

Архив организации осуществляет архивное хранение и комплектуется:

  • – организационными документами по всем направлениям деятельности;
  • – распорядительными документами по основной деятельности;
  • lt;. . .gt;
  • – документами по личному составу, созданными до 2002 года включительно;
  • – документами по личному составу, созданными начиная с 2003 года;
  • lt;. . .gt;

Если архив как структурное подразделение не создается, то ответственность за архивное хранение документов по личному составу должна быть возложена на другое подразделение и его сотрудников персонально. Это оформляется приказом первого руководителя, который отвечает по должности за организацию текущего оперативного и архивного хранения документов компании.

Обычно ответственной за документы по личному составу назначается кадровая служба и один из ее сотрудников, на которых новый вид ответственности за архивное хранение документов по личному составу может возлагаться одновременно с «привычной» ответственностью за ведение трудовых книжек и личных дел работников, за обработку и сохранность персональных данных.

Распорядительный пункт приказа о возложении ответственности за архивное хранение кадровых документов

1. Возложить на начальника отдела кадров Карпову М.В. (замещающий в случае временного отсутствия – заместитель начальника Управления персоналом Сокова Н.А.) ответственность за ведение трудовых книжек работников, формирование и ведение личных дел, обработку и сохранность персональных данных, а также за архивное хранение и обеспечение сохранности документов по личному составу.

Если архив не создается как структурное подразделение, ответственность за архивное хранение документов организации может возлагаться и на одного из сотрудников службы делопроизводства (а в небольшой организации – на секретаря) или сотрудника отдела кадров.

Распорядительный пункт приказа о возложении ответственности за архивное хранение кадровых документов

1. Возложить на старшего специалиста отдела ДОУ Кузнецову С.Л. (замещающий в случае временного отсутствия – начальник отдела ДОУ Морозова Н.С.) ответственность за архивное хранение и обеспечение сохранности документов архивного фонда организации, включая документы по личному составу.

Данные виды ответственности, установленные приказом, должны быть внесены в должностные инструкции сотрудников (заручившись их письменным согласием на это):

  • кадровой службы или службы делопроизводства (секретаря) и
  • лиц, замещающих ответственных сотрудников в случае их временного отсутствия.

Необходимо учитывать также, что в понятие «документы по личному составу» включаются документы о заработной плате и других вознаграждениях (табели учета рабочего времени, лицевые счета, сведения индивидуального персонифицированного учета, карточки по учету доходов и налогов на доходы, расчетно-платежные ведомости при отсутствии лицевых счетов и т.п.

), которые ведет бухгалтерия. Поскольку архивное хранение документов по личному составу целесообразно организовать все-таки централизованно (под ответственностью кадровой службы или службы делопроизводства / секретаря), предстоит решить вопрос взаимодействия подразделений в этом процессе. Рекомендуем установить, в каком виде (конечно, лучше в обработанном и оформленном), в какие сроки (составляется график) и в сопровождении каких учетных документов (возможны как опись дел по личному составу, составляемая бухгалтерией, так и простая сдаточная опись) документы о расчетах по оплате труда бухгалтерия будет передавать на архивное хранение в архив или в кадровую службу / службу делопроизводства.

уточнение сроков хранения документов по личному составу в связи с временной границей 2002 2003 гг.

Сроки хранения кадровых и сопутствующих документов

Сроки хранения кадровых и сопутствующих им документов, которыми обычно занимается кадровая служба, Вы найдете в “Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения”, утвержденном Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236.

Приведем выдержку из этого документа.

Зарегистрировано в Минюсте России 6 февраля 2020 г. N 57449

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

от 20 декабря 2019 г. N 236

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПЕРЕЧНЯ ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ,
ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ПРОЦЕССЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНОВ,
ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ И ОРГАНИЗАЦИЙ,
С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ИХ ХРАНЕНИЯ

В соответствии с частью 3 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2018, N 1, ст. 19), подпунктом 6 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденном Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. 4034; 2018, N 52, ст. 8239), приказываю:

Утвердить прилагаемый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения.

Федерального архивного агентства

от 20.12.2019 г. N 236

ПЕРЕЧЕНЬ ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ,
ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ПРОЦЕССЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНОВ,
ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ И ОРГАНИЗАЦИЙ,
С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ИХ ХРАНЕНИЯ

I. Общие положения

1.1. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (далее – Перечень) подготовлен в соответствии с частью 3 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169, 2018, N 1, ст. 19), с подпунктом 6 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденном Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. 4034; 2018, N 52, ст. 8239) с учетом положений федеральных законов, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, устанавливающих правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, состав и сроки хранения архивных документов.

1.2. Перечень включает типовые управленческие архивные документы (далее – документы), образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (далее – организаций) при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от их организационно-правовых форм и от формы собственности, с указанием сроков хранения.

1.3. Для удобства пользования Перечнем к нему составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей Перечня.

II. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения

1 Срок хранения “Постоянно” означает, что указанные документы, образовавшиеся в деятельности источников комплектования государственных или муниципальных архивов, подлежат передаче на постоянное хранение в эти архивы после истечения сроков их временного хранения в организациях. Срок хранения указанных документов в организациях, не являющиеся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет.

Срок хранения “До ликвидации организации” означает, что указанные документы хранятся в организации до ее ликвидации, независимо от того, является или не является эта организация источником комплектования государственного или муниципального архива. При ликвидации организации эти документы подлежат экспертизе ценности и возможному включению в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Срок хранения “До минования надобности” не может быть менее одного года.

Срок хранения с отметкой “ЭПК” означает, что указанные документы после истечения установленного срока их хранения могут быть отобраны на постоянное хранение.

2 ЭПК – Экспертно-проверочная комиссия.

3 Здесь и далее срок хранения 50/75 лет означает, что указанные документы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет; законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет. Указанные документы, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, подлежат экспертизе ценности по истечении установленных сроков хранения. Документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения (статья 22.1 Федерального закона N 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. “Об архивном деле в Российской Федерации”).

Для удобства пользования Перечнем к нему составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей Перечня.

Уменьшены сроки хранения документов по личном составу

Библиографическая ссылка на статью:
Шелудченко А.Ю. Архивное хранение документов по личному составу // Гуманитарные научные исследования. 2016. № 10 [Электронный ресурс]. URL: http://human.snauka.ru/2016/10/16869 (дата обращения: 26.03.2019).

В нашей жизни документы играют немаловажную роль. Они сопровождают нас от рождения до самой смерти. Кроме того, документы сами по себе полифункциональны, выполняют такие функции, как социальная, правовая, культурная, управленческая, коммуникативная и, конечно же, информационная. Особое место среди всего множества занимают документы, характеризующие отношения между работодателем и работником. Документы данного вида и являются документами по личному составу [1].

После проведения специальной экспертизы ценности документация, являющаяся федеральной собственностью, документация отправляется на обязательное хранение в государственный архив РФ. Для хранения кадровой документации по личному составу, ее учета, использования, прохождения экспертизы ценности, после этого уже передачи на постоянное хранение в государственный архив обычно предприятие формирует свой собственный архив временного хранения документов.

Организация передачи документации во временный архив предприятия состоит из работы кадровых и архивных специалистов, которые отвечают за ход документооборота на предприятии, проведение точной экспертизы ценностей, составление личных дел, составление их описей, оформление актов о подготовке к уничтожению документации с временным сроком хранения.

Стоит отметить, что благодаря Федеральному закону №43-ФЗ от 2 марта 2016 года изменился срок хранения документации по личному составу. Теперь кадровая документация, созданная до 2003 года, будет храниться в государственных архивных учреждениях 75 лет со дня поступления и проведения экспертизы ценности. Документы же, изданные после 2003 года, должны храниться в архивах лишь 50 лет со дня поступления [2]. Однако, важно почеркнуть, что каждая организация вправе увеличить срок хранения, но не уменьшить срок менее, чем на 50 лет.

Правила передачи появившейся в результате деятельности предприятия документации в архив прописаны и в региональном законодательстве. К примеру, в Республике Башкортостан сказано, что государственные органы, предприятия, организации Башкортостана обязаны обеспечивать сохранность архивных документов (в их числе и кадровая документация) в течение срока их хранения, установленного законодательными органами Российской Федерации [3].

После истечения рабочего года проводится экспертиза ценности документов, по итогам которой документация предприятия переходит на архивное хранение. Оформление дела – подготовка передачи документации по одной теме на хранение. В составление дела входит работа по описанию дела на титульном листе, нумерация листов, подшив и заполнение заверительной надписи после выполнения всех вышеперечисленных работ. Составлением и оформлением дел занимаются кадровые работники, которые несут ответственность за ход делопроизводства в организации. Работники отдела кадров должны завести, составить и сформировать дело под контролем инспектора отдела кадров.

Полное и частичное оформление дел зависит от того, к какому сроку хранения принадлежит документ – постоянному или временному. Поэтому документация по личному составу и дела постоянного и временного хранения со сроком свыше 10 лет. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. В полное составление дела входит: заведение дела; оформление реквизитов обложки дела; составление нумерации листов; заполнение заверительной надписи; проведение внутренней описи документации дела; подшивка дела; перепроверка и внесение некоторых коррективов на титульный лист.

Титульный лист дела временного или же постоянного хранения оформляется по ГОСТу. Писать на титульных листах необходимо разборчиво, не сокращая слова, каллиграфическим почерком, черными чернилами.

На титульном листе должны быть проставлены следующие реквизиты: наименование предприятия; наименование структурного подразделения; индекс; заголовок; дата заведения; количество листов; срок хранения; архивный шифр.

Данные реквизиты должны быть оформлены таким образом:

  • наименование предприятия должно указываться полностью, без аббревиатур и расшифровок, падеж – именительный, уже ниже, после полного наименования, в скобках, идет общепринятое сокращение названия (аббревиатура);
  • наименование структурного подразделения прописывается на основе утвержденной структуры предприятия;
  • индекс дела ставится по номенклатуре дел предприятия;
  • заголовок дела переписывается из номенклатуры дел предприятия по согласию с экспертной комиссией;
  • количество пронумерованных документационных листов записывается в заверительный лист;
  • срок хранения дела переписывается на титульный лист по номенклтуре дел предприятия, предварительно сверив сроки хранения по перечню типовых документов;
  • комментарий «Хранить постоянно» ставится на делах постоянного хранения;
  • архивный шифр на титульном листе обложках дел прописывается черными чернилами только после включения этих дел в разделы годовых описей, утвержденных, до утверждения все надписи делаются карандашом [5].

В целях соблюдения порядка в документации и ее сохранности все листы, помимо заверительной надписи и описи нумеруются в правом верхнем углу простым карандашом, текст дела задевать нельзя. Внутренняя опись номеруется отдельно.

Сложенный большеформатный лист дела подшивается за один край для удобного просмотра, после разворачивается и нумеруется как один листок также в верхнем правом углу. Если у документов, входящих в дело, присутствует собственная нумерация, то рядом все равно проставляется сквозная нумерация дела. Документы дела, состоящие из нескольких частей, нумеруются отдельно по каждой части. Иллюстрации и специфические документы нумеруются на обратной стороне в верхнем левом углу. Во внутренней описи и заверительной надписи о них делается комментарий: «На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа. Большие таблицы, карты, схемы, графики нумеруются как один лист. Находящиеся в деле конверты, содержащие какое-либо вложение, нумеруются в таком порядке: конверт, вложение. Приложения к делу имеют самостоятельную нумерацию. Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись пишется в конце на отдельном листе. В ней цифрами и рядом в скобках прописью указывается количество листов в данном деле и особенности отдельных составляющих дела. Заверительная надпись должна быть подписана составителем дела, в скобках расшифровка подписи, проставляется дата ее составления.

Документация, входящая в дело, подшивается на четыре прокола в твердую обложку из картона для удобного просмотра составляющих дела. При подготовке дел к подшивке булавки и скрепки из документов удаляются. При правильной подшивке текст не будет подходить к ее линии ближе, чем на 2 см, а листы не будут выходить за пределы обложки. Если же такое случилось, то к листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается в дело. В делах постоянного хранения не должны оставаться дубликаты документов, их черновики, неудачные копии документов и документы, не имеющие к делу никакого отношения.

По желанию руководства дела постоянного хранения, в которые входят иллюстрации, таблицы, чертежи, могут не подлежать подшивке, а складываются отдельно в твердые папки с клапанами и завязками, в коробки и будут являться приложениями к делу. Проводится отдельная внутренняя опись документации [6]. Если в дело попали документы с разными сроками хранения, то данное дело расформировывается и создаются новые дела, основываясь на сроки хранения документации, при обнаружении документов с истекшими сроками хранения производится их уничтожение, сопровождающееся актом.

Картонные обложки дел, включающие в себя документы форматом А4, имеют размер 229×324 мм. Обложки дел с документацией, изложенной на других форматах, должны иметь размеры данного формата. Обложки с документацией изготавливаются из твердого картона, может использоваться бескислотный картон. Чтобы уберечь документацию от механических повреждений, на первом и последнем листах дела наклеиваются полоски картона, через которые производится прошивка. При прошивке дел применяется клей ПВА или клей-карандаш. Дела временного (до 10 лет) хранения могут находиться в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить, листы дела при желании можно не нумеровать, заверительные надписи не составлять. На обложке дела не проставляется архивный шифр, количество листов в деле.

Кадровую документацию в архивах необходимо хранить в соответствии с приведенными выше требованиями, потому что в современном обществе в архивные учреждения обращаются все чаще по вопросам подтверждения трудового стажа, заработной платы, о получении среднего, высшего образования, о награждениях, почетных званиях, несчастных случаях на производстве [7]. Ведь по плохо сохранившимся источникам трудно будет вычислить нужную информацию для человека. Если же дела неправильно сформированы, то сведения достать будет еще тяжелее. Чтобы такого не было, архивным учреждениям нужны высококвалифицированные работники. Для этого нужно их стимулировать, повышая социальный статус архивистов и улучшая их материальное положение [8].

10 Электронный ресурс.

Как уничтожить документы?

Архивные бумаги предприятия могут быть уничтожены (если сроки хранения истекли) самостоятельно, а можно обратиться за помощью в специальные организации, которые занимаются данным вопросом. Каким бы образом вы ни организовали процесс, непременно должен быть составлен акт об уничтожении.

Бумаги можно самостоятельно сжечь, если есть безопасное для этого место, а можно уничтожить их с помощью специального аппарата. В таких случаях акт пишется в произвольной форме. А вот большие объемы дел проще сдать на утилизацию. Но и в этом случае все действия должны сопровождаться оформлением документов. В акте приемки-передачи необходимо зафиксировать количество дел и их вес. Лучше, если работник организации будет лично присутствовать при уничтожении бумаг для соблюдения конфиденциальности.

Кроме того, архив отвечает на запросы предприятий и граждан по вопросам, касающимся бумаг по личному составу.

Приказы по личному составу – их формирование и хранение

Приказы по личному составу группируются в отдельное дело, при этом имеют свою собственную нумерацию (отличную от приказов по основной деятельности). Внутри дела документы систематизируются по хронологии их создания.

Некоторые виды приказов по личному составу принято издавать по унифицированной форме. В этом случае необходимо просто заполнить соответствующие графы. Остальные составляются в свободной форме, в то же время необходимо придерживаться определенных требований. В случае составления приказа по неунифицированной форме применяют те же рекомендации, что и для составления приказа по основной деятельности.

10 лет и временных сроков.

Добавить комментарий