Командировка за границу – расходы, суточные, оформление

Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные

Если работник едет в командировку на личном и служебном автомобиле, то посчитать дни можно по служебной записке. Ее работник должен предоставить по возвращении из командировки вместе с документами, подтверждающими использование транспорта для проезда к месту командировки и обратно (путевой лист, например, по форме № 3), счета, квитанции, кассовые чеки, иные документы, подтверждающие маршрут следования).

В иных случаях количество дней, за которые надо выплатить суточные, определяется по проездным документам .

По общему правилу суточные, выплачиваемые сотруднику, не облагаются НДФЛ, если их размер не превышает.

Документы, подтверждают командировочные расходы работника

Все расходы на командировку работник должен указать в авансовом отчете. К нему надо приложить документы, подтверждающие эти расходы (п. 26 Положения о командировках).

Расходы на проезд подтверждаются (п. п. 12, 22 Положения о командировках):

если на поезде – железнодорожным билетом или маршрут-квитанцией (контрольным купоном) электронного билета (Письмо Минфина от 14.04.2014 N 03-03-07/16777);

если на самолете – авиабилетом или маршрут-квитанцией (контрольным купоном) электронного билета и посадочным талоном (Письма Минфина от 01.09.2016 N 03-03-07/50992, от 19.06.2015 N 03-03-07/35548).

Расходы на проживание подтверждаются счетом гостиницы.

При этом документ, подтверждающий расходы на проживание, выданный зарубежным отелем, необходимо построчно перевести на русский язык.

Факт траты суточных подтверждать документами не нужно.

для командировок в страны СНГ, с которыми есть межправительственные соглашения о том, что отметки в паспорте о пересечении границы не делаются, – по проездным документам;.

Документы для подтверждения командировочных расходов

В качестве подтверждения проживания в гостинице нужно предоставить распечатку брони гостиницы или ваучера, а также чек об оплате или счет-фактуру.

Если сотрудник арендует частную квартиру, нужно приложить к отчету договор о найме жилого помещения. Лучше заранее уточнить у хозяина, сможет ли он оформить договор. И не помешает узнать, примут ли в бухгалтерии такой отчетный документ.

Если вы покупаете билет на самолет, поезд или автобус онлайн, обязательно сохраните электронные чеки. Они являются документами строгой отчетности. При покупке билета на Туту.ру на электронную почту придут два чека — на билет и на сервисный сбор. К отчету надо приложить оба чека.

Тем, кто летит самолетом, надо сохранить посадочный талон. Это тоже документ строгой отчетности, и его важно не потерять.

Также нужно сохранить билеты на общественный транспорт, чек на трансфер или такси (если положение о командировках предусматривает компенсацию этих расходов).

Другие расходы

Остальные расходы определяются положением о командировках в компании. Например, некоторые организации могут компенсировать стоимость деловых ужинов. В этом случае нужно сохранить чек из ресторана.

Еще можно почитать.

Корпоративные карты

Сейчас все больше компаний отказываются от наличных средств и переходят на использование корпоративных карт, которые удобны в обращении и экономят время, а также облегчают учет. Корпоративные карты используют в том числе и для командировочных расходов. По функционалу карты ничем не отличаются от обычных, ими можно расплачиваться, в том числе за рубежом, а также пользоваться привилегиями, например, скидками или бонусами. Порядок использования карт должен быть закреплен в локально-нормативном акте организации. В данном документе устанавливаются должности сотрудников, имеющих право использовать корпоративные карты, лимиты, порядок получения и возврата и прочие нюансы (ч. 1 ст. 8 ТК РФ).

Корпоративные карты могут быть как именными, так и обезличенными. В любом случае карту сотруднику компании следует выдавать под расписку. Если сотрудники пользуются обезличенной корпоративной картой, то необходимо организовать учет таким образом, чтобы было всегда известно, у кого карта находится в данный момент. Такие карты обычно выдаются сотрудникам на определенный срок и конкретные цели, затем они должны быть возвращены в компанию. Хранить их рекомендуется в сейфе.

Передавать именную карту от одного сотрудника другому противозаконно, что следует из ряда норм Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 года № 266-П «Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт». На практике встречаются такие случаи, когда руководитель компании передает именную корпоративную карту, например, своему помощнику. Рекомендую в таких случаях прикладывать к авансовому отчету служебную записку о том, что расходы были оплачены с карты руководителя.

Важно помнить, что, оплачивая услуги или товары корпоративной картой, чеки и прочие оправдательные документы собирать все же нужно, так как выписка со счета карты будет подтверждать факт оплаты, но расходы компании должны быть подтверждены первичными учетными документами.

30 октября 2017 года.

Оформляем загранкомандировку

Процесс оформления загранкомандировки многоэтапный — администрации компании требуется предусмотреть важные аспекты предстоящей служебной поездки сотрудника, подкрепив каждый этап набором документов.

Этап 1: предварительный

На этом этапе оформляются бумаги, обязательные по нормам ТК РФ.

Первое, на что следует обратить внимание администрации компании при отправке сотрудника в загранкомандировку, — это законодательные ограничения. Нужно проверить, не входит ли потенциальный командировочный сотрудник в список лиц:

  • которых запрещено отправлять в служебные поездки (например, по ст. 259 ТК РФ предусмотрен запрет на такие действия в отношении беременных женщин);
  • отправка которых в служебные поездки возможна только с их письменного согласия (к примеру, по ст. 259 ТК РФ к таким лицам относятся женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет).

Если сотрудник попал в запретный список, придется искать другую кандидатуру для служебной поездки. Если же потенциальный командировочный входит в группу лиц из ограничительного списка, необходимо:

  • ознакомить его (под расписку) с существующим у него правом отказа от командировки;
  • получить письменное согласие или отказ.

Этап 2: основной

На этом этапе издается главный документ — приказ на командировку с указанием в нем информации о цели служебной поездки, месте и сроках.

Читайте также:  Ежеквартальная отчетность по НДФЛ станет формой 6-НДФЛ

Образец унифицированной формы приказа см. по ссылке.

Если внутренними правилами компании предусмотрено оформление иных командировочных бумаг (задания на командировку, командировочного удостоверения и т. д.), необходимо заполнить их перед отправкой сотрудника в служебную поездку.

Кроме приказа (если в компании он оформляется по унифицированной форме) и иных внутрифирменных документов рекомендуем оформить дополнительное распоряжение, в котором следует прописать нюансы подготовки к командировке, а именно:

  • обязать командируемого работника заблаговременно оформить загранпаспорт (если он у него отсутствует или просрочен) и иные необходимые для выезда из страны документы (визу, медицинскую страховку и др.);
  • указать финансистам на необходимость составления предварительной сметы расходов по загранкомандировке для определения размера аванса, выдаваемого сотруднику до начала поездки;
  • поручить сотрудникам кадровой службы или иным ответственным лицам компании провести прочие необходимые процедуры (по приобретению проездных билетов, бронированию гостиницы и т. д.).

Когда нужна медстраховка для загранкомандировки, читайте здесь.

Этап 3: контрольный

В распоряжении (о котором было рассказано выше) необходимо также прописать такой важный аспект, как необходимость проверки у командируемого сотрудника:

  • отсутствия задолженности, отраженной в информационной базе службы судебных приставов;
  • прививок (если для въезда в определенную страну их наличие обязательно).

Подробнее об этом расскажем далее.

На этом этапе издается главный документ приказ на командировку с указанием в нем информации о цели служебной поездки, месте и сроках.

Пример расчета суточных при командировке в Казахстан в 2020 году

Работник выехал в командировку в Казахстан 18 мая 2020 года, а вернулся обратно 22 мая 2020 года. Продолжительность служебной поездки составила 5 дней. Сотруднику начислили суточные из расчета 3 000 руб. в день. Размер суточных составил 15 000 руб.(3 000 руб. х 5 дн.).

Из проездных документов следует, что 18 мая работник выехал на поезде из Москвы в 19 часов 20 минут. На границу с Казахстаном (станция «Петухово») поезд прибыл 20 мая в 09 часов 00 минут. Значит, даты 18 мая и 19 мая считаются днями, проведенными на территории России. А дата 20 мая — день пересечения границы — считается днем, проведенным в Казахстане.

Обратно работник вернулся 22 мая на самолете. Вылет из Алма-Аты состоялся в 15 часов 00 минут, а прилет в Москву — в 22 часа 00 минут. Значит, дата 22 мая считается днем, проведенным в России.

Получается, что дни, проведенные в России — это 18 мая, 19 мая и 22 мая (итого 3 дня), а дни, проведенные на территории Казахстана — это 20 мая и 21 мая (итого 2 дня).

От налога на доходы освобождается сумма: за 3 дня в России — 2 100 руб.(700 руб. х 3 дн.); за 2 дня в Казахстане — 5 000 руб.(2 500 руб. х 2 дн.).

Бухгалтер включил в налоговые базы по НДФЛ и по взносам суточные в сумме 7 900 руб.(15 000 руб. – 2 100 руб. – 5 000 руб.).

Бесплатно заполнить и сдать 6‑НДФЛ и 2‑НДФЛ через оператора ЭДО

Нужно ли платить с них НДФЛ и взносы.

Подтверждение трат

Сотрудники по окончании поездки должны подтвердить все свои расходы. Для этого могут быть использованы чеки, билеты на самолет и прочее. Бухгалтерия должна принять авансовый ответ, а затем возместить имеющиеся расходы. Предварительно из суммы трат вычитается аванс, выданный перед командировкой.

Подтверждение трат.

Расходы на проживание

В качестве расходов на проживание может выступать, например, оплата гостиничного номера, аренда жилья. Как правило, при командировке за границу номер в отеле заказывается заранее. В случае, если бронь является платной услугой, то ее стоимость также можно учесть в качестве командировочных расходов на зарубежную поездку.

Расходы на проживание списываются в их фактическом размере на основании документов, подтверждающих факт оплаты и оказания услуги.

Расходы на проживание списываются в их фактическом размере на основании документов, подтверждающих факт оплаты и оказания услуги.

По какому курсу считать суточные и каков должен быть их размер

Статья 217 НК РФ регламентирует норму суточных расходов, не подлежащих налогообложению: на территории России — 700 рублей, за рубежом — 2500 рублей. Эта сумма остаётся актуальной и на 2017 год.

Если к компании есть финансовые возможности, в локальном документе (положении о командировках) может быть предусмотрено повышение данных нормативов. С суммы разницы между нормой необходимо заплатить НДФЛ.

Обычно увеличение размера суточных сопряжено с уровнем жизни в стране, куда направляется сотрудник. В наиболее развитых намного выше цены на проживание, питание и прочие расходы, без которых командировочный не может обойтись. Как правило, для каждой страны имеются свои нормативы суточных, на них и равняются при решении увеличить оплату. Если заграничная командировка длится всего один день, суточные выплачиваются в размере 50% от установленного норматива.

Нередки случаи, когда работнику приходится за одну командировку в нескольких странах. Тогда выплата суточных производится в размерах, предусмотренных для каждой из них.

Для бюджетных организаций нормативы суточных расходов устанавливаются правительством. Коммерческие предприятия могут брать их в качестве ориентиров.

00 в тот же день.

Суточные при командировках в 2020 году

  • Изменение и прекращение обязательств
  • Обстоятельства непреодолимой силы
  • Приостановление взыскания налоговой задолженности
  • Действие разрешительных документов
  • Что лучше: ИП или самозанятый
  • Обзор изменений законодательства за 6 — 12 июля 2020
  • Самозанятый директор
  • Порядок проведения медосмотров
  • Формы и виды заработной платы

Самозанятый директор.

Командировка за границу – расходы, суточные, оформление

Процесс оформления загранкомандировки практически не отличается от процесса оформления поездки внутри страны, но все же имеет свои особенности, на которые нужно обратить внимание.

Для командировки за границу также нужно командировочное удостоверение форма N Т-10 , которое подтвердит время поездки.

Командировка за границу – расходы, суточные, оформление

Котовская Людмила Георгиевна
Консультант-эксперт по бухгалтерскому учету

Читайте также:  Новое в 6 НДФЛ за 9 месяцев

В журнале «Советник бухгалтера социальной сферы» № 4 (8) май 2003 года были рассмотрены вопросы оформления и направления работников в служебные командировки на территории Российской Федерации. В данном материале рассмотрим особенности командирования работников за границу.

Статьей 166 Трудового кодекса РФ определено понятие служебной командировки: это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Направление работника бюджетного учреждения в служебную командировку за границу оформляется приказом (распоряжением) руководителя учреждения формы № Т-9, Т-9а. В приказе указывается фамилия, имя, отчество и должность командируемого, в какую страну (город), на какой срок, с какой целью и за чей счет направляется сотрудник в загранкомандировку. К приказу прилагаются переведенные на русский язык документы, поступившие от принимающей страны (вызов), определяющие финансовые условия поездки. В соответствии с этими документами в приказе должны быть отражены финансовые условия по данной командировке. В отличие от деловых поездок в пределах Российской Федерации оформлять командировочное удостоверение при этом не нужно, достаточно к авансовому отчету приложить ксерокопию заграничного паспорта с отметками о пересечении границы на контрольно-пропускных пунктах Российской Федерации.

Срок командировки работников определяется руководителями организаций, однако он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути.

На основании приказа составляется смета (расчет) командировочных расходов. Если командируется за границу по приказу несколько сотрудников (делегация), смета (расчет) может быть составлен на всю делегацию. В смету включаются следующие расходы: расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, суточные за весь срок командировки.

ВНИМАНИЕ. Постановление Госкомтруда СССР от 25.12.74 № 365 (ред. от 20.08.92) «Об утверждении правил об условиях труда советских работников за границей» признано не действующим на территории Российской Федерации (основание: Постановление Минтруда РФ от 17.01.2003 № 3)

При составлении сметы (расчета) командировочных расходов следует руководствоваться приказом Министерства финансов Российской Федерации от 04.03.2002 г. № 15н «Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории иностранных государств» и от 12.11.2001 г. № 92н «О размерах выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран» (приложение № 1,2).
Расчет аванса, как правило, производится в валюте страны командирования или в долларах США по действующим нормам суточных и предельным нормам возмещения расходов по найму жилого помещения в пересчете по курсу Центрального банка России.
Если в приказе указано пребывание в нескольких городах страны, предусматривается аванс для разъездов по стране.
Порядок выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств регламентируется постановлением Правительства РФ от 1 декабря 1993 г. № 1261 с последующими изменениями и дополнениями (далее – постановление № 1261).
При составлении расчета аванса на загранкомандировку следует исходить также из следующих нормативных положений:

за время пребывания в командировке работнику выплачиваются суточные, а также возмещаются расходы по проезду, по найму жилого помещения, на получение заграничного паспорта и оформление виз (консульский сбор), аэродромный сбор, комиссионные при обмене дорожного чека или долларов на валюту страны пребывания;
суточные за время пребывания в загранкомандировке выплачиваются за каждый день пребывания в командировке. При этом день пересечения границы при следовании из Российской Федерации – в валюте, а день пересечения границы при возвращении в Российскую Федерацию – в рублях по нормам, установленным при командировках в пределах Российской Федерации (письмо Минтруда РФ, Минфина РФ от 17.05.96 № 1037-ИХ);
при направлении работника в командировку в две или более страны суточные за день перемещения из страны в страну выплачиваются в размере 100%, как правило, в валюте и по нормам страны, в которую направляется работник;
в случае выезда в командировку за границу и возвращения в Российскую Федерацию в тот же день работнику выплачиваются суточные в иностранной валюте в размере 50% установленной нормы (п. 6 постановления № 1261);
в тех случаях, когда работники, выезжающие в служебную командировку за границу, обеспечиваются в стране пребывания бесплатным питанием, выплата суточных производится в размере 30% от установленных норм суточных (п. 3 постановления № 1261);
при условии предоставления бесплатного жилого помещения выплата сумм на эту цель не производится;
в тех случаях, когда работники, направляемые в командировку за границу, в период командировки обеспечиваются иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, направляющая сторона выплату суточных этим лицам не производит (п. 3 постановления. № 1261);
при направлении за границу делегаций учащихся (школьники, студенты вузов, учащиеся техникумов и других учебных заведений) направляющая сторона выплачивает суточные в размере 15% от установленных норм при условии, что они обеспечиваются питанием за счет направляющей или принимающей стороны и не получают иностранную валюту на личные расходы от принимающей стороны (п. 4 постановления № 1261);
в случае пребывания работника в краткосрочной командировке за границей более 60 дней выплата суточных начиная с 61 дня производится в размерах, установленных для работников загранучреждений Российской Федерации при командировках в пределах государства, где находится загранучреждение (п. 5 постановления № 1261).

Стоимость приобретенного учреждением за рубли авиа или железнодорожного билета в страну командирования и обратно выдается командируемому сотруднику и ставится ему в подотчет, или же ему выдаются в подотчет деньги в рублях на приобретение билета.
В соответствии с Положением о порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов, утвержденным Центральным Банком РФ 25.06.97 г. № 62 (в ред. от 20.08.2002 №193-П) (далее – Положение № 62) денежные средства для оплаты командировочных расходов за рубежом выдаются работнику в иностранной валюте.

При составлении расчета аванса на загранкомандировку следует исходить также из следующих нормативных положений.

Сколько возмещают работнику

Часто бывает, что покупкой билетов и бронированием гостиничного номера занимается непосредственно администрация компании, а значит, сотрудник не получает на это деньги. И с ними вопросов не возникает. Но если деньги на командировочные расходы выдаются на руки человеку, то надо понимать, по каким нормам их возмещать.

По закону, командировочные расходы позволяют работнику добраться до места назначения, купить себе еду, заплатить за проживание, позволить иные вещи, предварительно согласованные с руководителем компании. И поскольку человек поехал для выполнения служебного задания, то ему должны компенсировать все понесенные и согласованные с начальством траты, а не рассматривать выданную сумму как доход. То есть с них не удерживается ни подоходный налог, ни страховые взносы. Но это при условии, что в компании утвержден нормативный документ (положение о служебных командировках), который предусматривает нормативы возмещения, а также порядок этой процедуры.

Единственная статья расходов, которая нормирована на законодательном уровне, — это размер суточных. В частности, в НК РФ заявлено, что не облагаются НДФЛ и страховыми взносами суточные, выданные в следующих размерах:

  • 700 рублей — за день поездки по стране;
  • 2500 рублей — за день заграничной командировки.

Это не означает, что работодатель не может выплатить больше. Может. Но в таком случае с суммы превышения компания должна будет удержать подоходный налог и страховые взносы.

Также отметим, что подчиненный не обязан отчитываться, на что потратил суточные и потратил ли их вообще. Это та статья командировочных расходов, которая учитывается при налогообложении прибыли компании без документов, подтверждающих, что деньги потрачены.

Поскольку практически все командировочные расходы за границу и по стране могут быть учтены при налогообложении прибыли компании в полном размере, подробнее остановимся только на суточных, для которых введен не облагаемый НДФЛ лимит.

Суточные во время загранкомандировок

Согласно этим нормам за время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за пределы территории РФ, суточные выплачиваются:

  • при проезде по территории РФ – в порядке и размерах, которые предусмотрены для командировок в пределах территории РФ;
  • при проезде по территории иностранного государства – в порядке и размерах, которые установлены для командировок на территории иностранных государств.

День пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются:

  • в иностранной валюте – при следовании работника с территории РФ;
  • в рублях – при следовании на территорию РФ.

Даты пересечения государственной границы РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.

При направлении работника в командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

Если сотрудник выехал в командировку на территорию иностранного государства и в тот же день вернулся, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств.

Итак, в коллективном договоре или другом локальном нормативном акте можно установить любой размер суточных, а также дифференцировать этот размер в зависимости от страны, в которую командируется работник.

В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт такой задержки (п. 19 Положения).

Пример 1

Заместитель директора Козырев С. Н. (г. Москва) направлен в зарубежную командировку. Сначала он должен был посетить Австрию, потом Венгрию и возвратиться в Москву.

Согласно коллективному договору суточные в организации установлены для командировок по России – 700 руб.; для командировок в Австрию и Венгрию – 120 евро и 80 евро соответственно.

27 марта 2015 года в 23.20 Козырев С. Н. вылетел в Австрию и прибыл туда 28 марта. Пересечение границы РФ 27 марта подтверждается отметкой в заграничном паспорте.

29 марта он выехал из Австрии и прибыл в Венгрию.

31 марта вернулся в Москву, о чем имеется отметка в загранпаспорте.

3 апреля Козырев С. Н. представил авансовый отчет, который в этот же день был утвержден.

Размер суточных, которые подлежат выплате данному работнику, составит:

  • за 27 марта (день пересечения государственной границы РФ при следовании работника с территории РФ) – 120 евро;
  • за 28 марта (день пребывания в Австрии) – 120 евро;
  • за 29 марта (день прибытия в Венгрию) – 80 евро;
  • за 30 марта (день пребывания в Венгрии) – 80 евро;
  • за 31 марта (день прибытия в Россию) – 700 руб.

Итого размер суточных, которые причитаются работнику в евро, составил 400 евро (120 + 120 + 80 + 80).

Работник вернулся из командировки 31 января, а 2 февраля представил авансовый отчет на сумму 990 евро и сдал неизрасходованную валюту в размере 10 евро.

Командировки за границу: суточные, нюансы оформления

При поездке по работе за границу суточные важно получить сразу и в полном объеме. Но не все знают, как их рассчитывать, ведь денежный курс постоянно меняется. При резких его колебаниях персонал может оказаться в минусе по возвращении.

При поездке по работе за границу суточные важно получить сразу и в полном объеме.

Добавить комментарий