Оплата такси в командировке, подтверждающие документы

Оплата такси в командировке, подтверждающие документы

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с ЗАО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Ленинские горы, д.

Расходы на такси в служебных целях по месту нахождения

Следующий блок ситуаций, когда перед организацией возникает вопрос об учете расходов на такси, — это использование данного вида транспорта для служебных поездок работников. Здесь на помощь придут разъяснения Минфина России, приведенные в письме от 20.10.17 № 03-03-06/1/68839. В нем сказано, что организации могут использовать такси в качестве служебного транспорта. В этом случае затраты, связанные с перевозкой работников в корпоративных целях службами такси, можно учесть на основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ как расходы на содержание служебного транспорта (конечно, при выполнении требований статьи 252 НК РФ).

Плательщики единого налога по УСН также могут списать затраты на перевозку работников на такси, поскольку расходы на содержание служебного транспорта включены в перечень, предусмотренный пунктом 1 статьи 346.16 НК РФ. Данные затраты «пройдут» на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ.

Вне зависимости от того, какой режим налогообложения применяет организация, мы рекомендуем документально зафиксировать тот факт, что в качестве служебного транспорта используется такси. Это можно сделать соответствующим распорядительным документом организации (приказом или распоряжением руководителя). В нем также следует прописать порядок действия работников, которым необходимо осуществить поездку (заявка, согласование, визирование и т.п.).

Есть и второй вариант учета данных затрат. Согласно пункту 25 статьи 255 НК РФ, в расходы на оплату труда включаются любые виды расходов, произведенных в пользу работника, которые предусмотрены трудовым и (или) коллективным договором. В то же время, в пункте 26 статьи 270 НК РФ сказано, сказано, что при определении налоговой базы не учитываются расходы на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом. Однако это правило не действует в отношении сумм, которые включаются в состав расходов на производство и реализацию товаров (работ, услуг) в силу технологических особенностей производства, а также случаев, когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

Как следует из разъяснений, содержащихся в письме Минфина России от 27.11.15 № 03-03-06/1/69181, при расчете налога на прибыль организации вправе учесть расходы, связанные с перевозкой работников службами такси. Но при соблюдении следующих условий: данные расходы обусловлены технологическими особенностями производства либо предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами как система оплаты труда, а также произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. (См. «Минфин сообщил, в каком случае расходы на такси для работников уменьшают налогооблагаемую прибыль»).

Таким образом, организация вправе учесть затраты на услуги такси в составе расходов на оплату труда (подп. 25 ст. 255 НК РФ), если выполняются указанные выше условия. В частности, если организация расположена далеко от остановок общественного транспорта или имеются иные технологические особенности производства, в силу которых работники пользуются услугами такси для служебных поездок, а оплата указанных расходов предусмотрена трудовыми договорами. Поскольку правила статьи 255 НК РФ действуют и при определении объекта налогообложения по УСН, все вышесказанное актуально и для налогоплательщиков, применяющих этот спецрежим (подп. 6 п. 1 и п. 2 ст. 346.16 НК РФ)

Но при таком подходе к учету рассматриваемых затрат надо быть готовыми к возможным претензиям налоговиков в части начисления НДФЛ и страховых взносов. Поэтому мы рекомендуем учитывать затраты на такси для служебных поездок по первому варианту, то есть как расходы на содержание служебного транспорта. При таком способе учета направленность затрат на интересы организации, а не физлиц, очевидна, что снимает вопросы и по НДФЛ, и по страховым взносам.

Бесплатно рассчитать зарплату, взносы и НДФЛ в веб‑сервисе

Но тут надо помнить, что положения статьи 255 НК РФ применяются с учетом положения статьи 252 НК РФ об экономической обоснованности расходов.

Сотрудник воспользовался такси в командировке – можно ли брать в расходы эти затраты

Администрация хозяйствующего субъекта может направлять своих сотрудников в командировки с выполнением ими установленных руководством служебных заданий.

Законодательством на вопрос, можно ли брать в расходы оплату за такси в командировке, отвечает положительно, если они согласованы с руководством и экономически обоснованы.

Обосновывается это тем, что выезжать работнику придется в позднее время, когда общественный транспорт уже не работает, или для оптимальнее по времени будет использование для доставки такси.

Использование в командировке такси

При осуществлении хозяйственной деятельности компании отправляют своих сотрудников в рабочие командировки. Статьей 167 ТК РФ устанавливается оплата работодателем понесенных трат, сделанных убывшим в командировку. На основании принятого правового акта локального характера, сотруднику компенсируются затраты, производимые при исполнении рабочего задания, например, компенсируется проезд на такси. Кроме того, они должны быть санкционированы или определяться коллективным соглашением.

Например, устанавливается, что служащему компанией оплачивается перемещение на такси:

  • До конечной цели и назад в место повседневного осуществления рабочих обязанностей.
  • До пункта прибытия или выезда (к примеру, от гостиницы до ж/д вокзала).
  • По рабочим обязанностям во время поездки.

Это следует учитывать при распределении командировочных, прежде чем этим воспользоваться.

Название компании, осуществляющей перевозку.

Расходы на такси до работы и обратно

Можно ли учесть расходы на такси для доставки работника на работу и возврата его домой? Этот вопрос вызывает много споров у бухгалтеров. И к таким расходам трепетно относятся проверяющие. По учету расходов на доставку сотрудников до места работы и обратно, в том числе с применением такси, Министерство финансов РФ дало разъяснение в письмах от 16.03.2017 № 03-04-06/15198, от 27.11.2015 № 03-03-06/1/69181. Исходя из писем, делаем выводы: расходы на такси для доставки работника на работу и обратно можно учесть в качестве уменьшающих налог затрат при соблюдении одного из двух условий:

  1. Использование такси оправдано неудобным территориальным расположением места работы по отношению к остановкам общественного транспорта либо производственным графиком работы, при котором возникают трудности с проездом на общественном транспорте. Данные основания должны быть обоснованы в приказе руководителя, который закрепляет порядок использования такси в служебных целях.
  2. Доставка работника на работу и (или) с нее с использованием такси предусмотрена трудовым договором и (или) коллективным договором как система оплата труда и при этом возможно определить сумму дохода каждого работника.

Для принятия расходов они должны быть обязательно документально подтверждены. Об обязательных реквизитах на документах, подтверждающих пользование службой такси, уже говорилось.

Подробнее об удержании НДФЛ с компенсации проезда в статье «Проезд до работы и обратно – налоговый аспект» .

Этот вопрос вызывает много споров у бухгалтеров.

Подтверждающие документы

Ранее было указано, что для того чтобы работодатель возместил подчиненному денежные средства, потраченные во время пребывания в командировке, последний должен предоставить документацию,подтверждающую наличие таковых.

Читайте также:  Удержание материального ущерба из выплат работнику

Оплата такси – не исключение.

В данном случае в качестве подтверждающих документов могут выступать такие бумаги:

  • заказ-наряд;
  • чек ККЧ;
  • квитанцию, составленную на специальном бланке.

Важно учесть, что перечисленная документация в обязательном порядке должна быть оформлена соответствующим образом.

В частности, при их оформлении должны соблюдаться правила, отраженные в Постановлении Правительства РФ №112.

Подтверждающие документы прилагаются к авансовому отчету, часть которого заполняется трудящимся.

По возвращению из командировки все сдается в бухгалтерию, сотрудники которой доводят отчет до должного вида,внося в него недостающие данные.

На предоставление указанных документов сотруднику дается 3 дня.

При отсутствии бумаг, подтверждающих факт расходования денежных средств работника на оплату такси в командировке,работодатель не обязан предоставлять трудящемуся компенсацию.

Его действия в этом случае не будут противоречить трудовому законодательству РФ.

Подтверждающие документы прилагаются к авансовому отчету, часть которого заполняется трудящимся.

Если командированный подтверждает расходы на такси квитанцией

Можно ли приложенную к авансовому отчету квитанцию в форме бланка строгой отчетности признать документальным подтверждением расходов командированного сотрудника на услуги такси и учесть эти расходы при формировании налогооблагаемой прибыли? Рассказывают эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ Надежда Васильева и Дмитрий Игнатьев.

Сотрудник организации был направлен в командировку на территории РФ и воспользовался услугами такси для поездки от дома до аэропорта и обратно. Вернувшись из командировки, работник представил авансовый отчет с приложением к нему квитанции в форме бланка строгой отчетности. Является ли такая квитанция документальным подтверждением расходов на оплату такси? Учитываются ли суммы оплаты такси в расходах при исчислении налога на прибыль?

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

Особенности направления работников в служебные командировки определены Положением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее – Положение).

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ).

В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику в т. ч. расходы по проезду и иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (ст. 168 ТК РФ). Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Таким образом, полагаем, что организация-работодатель обязана возместить сотруднику расходы на оплату такси, используемого для проезда к месту командировки и обратно в порядке и размерах, предусмотренных коллективным договором или иным локальным нормативном актом.

Работнику следует приложить к авансовому отчету документы, подтверждающие фактически произведенные им расходы на оплату такси (п. 26 Положения).

Документальным подтверждением расходов на оплату такси могут выступать чеки ККТ и приравненные к ним бланки строгой отчетности, соответствующие требованиям, установленным Положением об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (далее – Положение о расчетах), утвержденным постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359 (п.п. 1, 2 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ “О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт”).

Так, на бланках строгой отчетности оформляются предназначенные для осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ в случае оказания услуг населению квитанции, билеты, проездные документы, талоны, путевки, абонементы и другие документы, приравненные к кассовым чекам (п. 2 Положения о расчетах).

Документы, используемые при оказании услуг по перевозке пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, должны содержать реквизиты, установленные Правилами перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утвержденными постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 N 112 (п. 5.1 Положения о расчетах).

Кроме того, в силу п. 4 Положения о расчетах бланк документа должен быть изготовлен либо типографским способом, либо сформирован с использованием автоматизированных систем. Изготовленный типографским способом бланк документа должен содержать сведения об изготовителе бланка документа (сокращенное наименование, ИНН, место нахождения, номер заказа и год его выполнения, тираж), если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами об утверждении форм бланков таких документов.

Налог на прибыль организаций

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ в целях исчисления налога на прибыль организаций налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ). Расходами признаются обоснованные (экономически оправданные) и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, – убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в т. ч. таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Расходы, в зависимости от их характера, а также условий осуществления и направлений деятельности налогоплательщика подразделяются на расходы, связанные с производством и реализацией, и внереализационные расходы (п. 2 ст. 252 НК РФ).

На основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, относятся расходы организации на командировки, в т. ч. на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.

Таким образом, полагаем, что расходы на оплату проезда командированного сотрудника на такси, подтвержденные квитанциями, соответствующими требованиям Положения, приложенными к авансовому отчету, могут быть учтены при формировании налогооблагаемой прибыли при условии выполнения иных требований, установленных п. 1 ст. 252 НК РФ, что подтверждается письмами Минфина РФ и материалами арбитражной практики (письма Минфина РФ от 08.11.2011 N 03-03-06/1/720, от 04.10.2011 N 03-03-06/1/621, постановления ФАС МО от 05.07.2010 N КА-А40/6676-10, ФАС ПО от 19.12.2007 N А72-2117/2007).

При методе начисления расходы на командировки признаются в налоговом учете на дату утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

С текстами документов, упомянутых в ответе экспертов, можно ознакомиться в справочной правовой системе ГАРАНТ.

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Оплачивается ли такси в командировке 2020

Если работодатель направил работника в командировку, он обязан возместить ему в том числе расходы по проезду. Порядок и размеры возмещения работникам расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ст. 168 ТК РФ).

Трудовой кодекс не конкретизирует, что именно подразумевается под расходами по проезду. Для того чтобы понять, какие именно расходы можно возместить работнику, обратимся к Положению об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденному постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. В пункте 12 этого документа сказано, что расходы по проезду к месту командировки на территории РФ и обратно к месту постоянной работы помимо прочего включают расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы.

Читайте также:  Что делать, если налоговые органы завышают сумму штрафа

Отметим, что в ранее действовавшей Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» было установлено, работнику возмещаются расходы на оплату проезда к месту командировки и обратно в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси).

К сожалению, на сегодня действующее законодательство не дает четкого ответа на вопрос, относится ли такси к транспорту общего пользования. Именно поэтому и возникают вопросы о правомерности учета при расчете налога на прибыль расходов на оплату такси до аэропорта при направлении работника в командировку и удержании с компенсации работнику таких сумм НДФЛ.

Если работодатель направил работника в командировку, он обязан возместить ему в том числе расходы по проезду.

Командированный работник вправе требовать компенсацию расходов на такси

Вопрос: Работник организации направлен в командировку. Вылет осуществляется поздно ночью, общественный транспорт в данное время не функционирует. Имеет ли работник право потребовать от работодателя выплаты компенсации за услуги такси для поездки от места его проживания до аэропорта, если локальными нормативными актами организации-работодателя предусмотрен возврат денежных сумм, потраченных на пользование общественным транспортом?

Ответ: Работник вправе требовать компенсации понесенных расходов при пользовании такси, для проезда от места его проживания до аэропорта.

Обоснование: Нормами статьи 8 Трудового кодекса установлено, что работодатели, за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права (далее – локальные нормативные акты), в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.

Следовательно, закон дает работодателям полномочия по принятию локальных нормативных актов, которые регламентируют определенные особенности осуществления трудовых отношений у конкретного работодателя.

Как следует из норм части 1 статьи 166 Трудового кодекса, служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Соответственно, осуществление работником своих трудовых обязанностей за пределами места постоянной работы, ограниченное определенным сроком, признается служебной командировкой.

Исходя из норм статьи 167 Трудового кодекса, при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

Трудовое законодательство гарантирует возмещение работнику понесенных им расходов, связанных со служебной командировкой.

Основываясь на нормах части 1 статьи 168 Трудового кодекса, в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику: расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Данная норма четко устанавливает круг расходов, которые возмещаются работнику в обязательном порядке.

Частью 2 статьи 168 Трудового кодекса установлено, что порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Следовательно, расходы, не указанные в части 1 статьи 168 Трудового кодекса возмещаются исходя из положений локальных нормативных актов, или по согласованию с работодателем.

Нормами пункта 1 статьи 789 ГК РФ установлено, что перевозка, осуществляемая коммерческой организацией, признается перевозкой транспортом общего пользования, если из закона, иных правовых актов вытекает, что эта организация обязана осуществлять перевозки грузов, пассажиров и багажа по обращению любого гражданина или юридического лица.

Следовательно, такси является видом транспорта общего пользования, так как в силу закона лицо, осуществляющее услуги такси, обязано осуществлять перевозки грузов, пассажиров и багажа по обращению любого гражданина или юридического лица.

Пунктом 12 Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 «О служебных командировках в пределах СССР» (далее – Инструкция, применяется в части, не противоречащей Трудовому кодексу и Постановлению Правительства РФ от 13.10.2008 N 749) расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику в размере: стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями.

Командированному работнику оплачиваются расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.

Согласно нормам пункта 12 Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (далее – Постановление N749) расходы по проезду к месту командировки на территории РФ и обратно к месту постоянной работы и по проезду из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, включают расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

Данная норма устанавливает, что расходы по проезду к месту командировки включают стоимость услуг общего транспорта.

При этом в ней нет ограничения в части такси.

Принимая во внимание все изложенное выше, можно сделать обоснованный вывод, что работник вправе требовать компенсации понесенных расходов при пользовании такси для проезда от места его проживания до аэропорта.

Вопрос Работник организации направлен в командировку.

Расходы на такси и коронавирус

Расходы на оплату услуг такси для доставки сотрудников в офис и обратно востребованы и оправданы в условиях пандемии коронавируса. Такой способ передвижения позволяет минимизировать многочисленные контакты, которые неизбежны в общественном транспорте и потенциально представляют угрозу для здоровья сотрудников.

Казалось бы, целесообразность таких расходов во время эпидемии очевидна. При этом есть одно «но» — Правительство РФ не включило такой вид издержек работодателя в разрешенные «коронавирусные» расходы, как это было сделано с расходами на дезинфекцию помещений, покупку для сотрудников спецодежды и СИЗ, приборов и лабораторного оборудования (п. 2, п. 3 ст. 1 Закона от 22.04.2020 № 121-ФЗ «О внесении изменений…»).

Главный аргумент — применение такси позволяет работодателям выполнить предписания органов власти в условиях распространения инфекции (Письмо Роспотребнадзора от 20.04.2020 № 02/7376-2020-24, Постановление Главного государственного врача РФ от 18.03.2020 № 7).

Нелишне и издание приказа (распоряжения, положения) о введении в компании профилактических мер по COVID-19, где будут перечислены все проводимые в вашей организации мероприятия, включая доставку сотрудников на такси до места работы и обратно.

Читайте также:  Как используются счета эскроу в долевом строительстве

Что касается НДФЛ и страховых взносов с сумм компенсаций работникам оплаты проезда в такси — в такой ситуации безопаснее их начислить (письма Минфина от 23.01.2020 № 03-03-06/1/3758, от 30.04.2019 № 03-04-06/32414). Дело в том, что НК РФ не освобождает подобные суммы от подоходного налога и взносов (ст. 217, 422 НК РФ). А строгого запрета на использование общественного транспорта в период коронавируса нет, то есть сотрудники могут добираться до работы любым доступным способом и без участия такси.

Узнайте, какие льготы может получить любая компания или ИП

217, 422 НК РФ.

Как правильно оплачивать такси в служебной командировке

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-35-33 доб. 738 . Это быстро и бесплатно!

Когда сотрудник отправляется в рабочую командировку по делам компании, без сомнения, билеты туда и обратно, проживание и питание оплачиваются организацией.

К тому же, работнику авансом выдают командировочные перед поездкой. В общем и целом, сотрудник во время поездки не должен нести никакие расходы, кроме использования такси.

Зачем сотруднику такси в командировке?

Находясь в другом городе, человек не может пользоваться личным автомобилем, если у него таковой и имеется, а передвигаться общественным транспортом занятому человеку, вечно куда-то спешащему, неудобно.

Вдобавок, опрятный внешний вид представителя компании важный показатель в ходе деловых переговоров.

Услуги такси во время служебного путешествия облегчат передвижения сотрудника и позволят ему в короткий срок выполнить свои обязанности.

Ниже будет подробно рассказано, как произвести оплату такси в командировке правильно в 2018 году, чтобы потом вернуть потраченные средства обратно в свою бюджет.

На что стоит обратить внимание работнику перед отправлением в командировку?

Согласно положениям Трудового Кодекса РФ, нанятые машины в период служебных отъездов специалистов должна оплачивать их организация (актуальная информация на 2018 год), иной вариант законом не предусмотрен.

Все расходы, которые приходятся на долю сотрудника во время командировки, должны быть компенсированы руководством компании.

Поездка же была инициирована по служебной необходимостью.

Тем не менее, следует проверить, чтобы расходы данного типа были оговорены (с письменным закреплением) с бухгалтерией или отражены во внутреннем акте компании.

Только тогда работник в нашей стране имеет право требовать возмещение издержек.

Как подтвердить свои транспортные расходы?

Следует запомнить, что от перевозчика надо получить один из следующих двух подтверждающих документов:

  • квитанция на бланке строгой отчетности
  • контрольно-кассовый чек
  • квиток в форме БСО

Чтобы подтвердить перед организацией свои денежные траты на такси в командировке, работник предоставляет к авансовому отчету оригинал квитанции на бланке строго отчетности. Заменой ей может служить оригинал, не фото, контрольно-кассового чека, который в конце поездки Вам выдаст водитель.

Это является доказательством, которое компания примет без вопросов.

Следует сразу сообщить диспетчеру при вызове машины о том, что Вам необходимы эти документы.

Другие чеки (по образцу компании-перевозчика) и расписки, полученные от водителей, а также фото, а не оригиналы вышеуказанных подтверждающих документов, бухгалтерия рассматривать не будет, и расходы на такси будут уже из Вашего кошелька.

В современном мире гаджетов такую обыденную вещь, как электронный чек, который диспетчер перевозчика вышлет Вам на электронную почту, нельзя будет предъявить для компенсации по месту работ.

Пять причин, почему не подойдет электронный чек:

  1. В нем уполномоченное лицо не может поставить подпись.
  2. Это копия, пусть и цифровая, а не оригинал.
  3. На чеке не ставится номер как на квитанции.
  4. На чеке нет серии документа.
  5. Министерство Финансов РФ опубликовало письмо, где четко прописано, что электронный чек не является подтверждением расходов специалиста на такси.

Что такое квитанция формы строгой отчетности?

Человек, в первый раз столкнувшийся с процессом подтверждения своих расходов, должен сначала разобраться, какие поля должны быть в обязательном порядке в ней заполнены.

Желательно, уметь ее определять по виду, потому что в суматохе аэропорта с чемоданами ориентироваться будет тяжело, а разбираться с водителем некогда.

Любую квитанцию надо проверить на наличие следующих пяти пунктов:

  1. Реквизиты квитанции: серия и номер.
  2. Наименование перевозчика — полное, с буквами типа ОАО и кавычками.
  3. Сумма поездки – она должна точно совпадать с той, что Вы отдадите водителю в такси.
  4. Дата выдачи квитанции – актуальная дата, естественно, в период служебной командировки.
  5. Подпись с фамилией лица, который ее выдал.

Оплата услуг такси заносится бухгалтерией в статью расходов компании.

Ее стоит проводить официально, так как на эту разницу впоследствии уменьшится база налога на прибыль организации.

В заключение еще раз повторим: чтобы компенсировать расходы на перевозчиков во время служебной командировки, следует предоставить контрольно – кассовый чек или квитанцию строгой отчетности на место работы.

Помимо этого, в определенных случаях придется аргументировать, что проезд на такси были необходимым для выполнения задач, поставленных перед сотрудником руководством, а не прихотью.

Хотя последнее скорее исключение, чем правило.

Ниже будет подробно рассказано, как произвести оплату такси в командировке правильно в 2018 году, чтобы потом вернуть потраченные средства обратно в свою бюджет.

Такси и УСНО

На сегодняшний день у контролирующих органов нет единой позиции по вопросу включения затрат на проезд в такси работников, если организация работает на УСНО. Есть две противоположные позиции по ситуациям, наиболее часто встречающимся на практике.

Так, возможность компенсации проезда на такси в связи с командировкой подтверждается в письме 03-03-07 11901 от 02 03 17 и ряде других, выпущенных ранее.

На кого новые правила выдачи БСО не распространяются: таблица

Законодатели предусмотрели некоторые исключения. Так, например, новшества, не коснутся ИП без наемных работников, которые продают товары собственного изготовления, своими силами оказывают услуги или выполняют работы: им разрешено использовать бумажные БСО до 01.07.2021 (Закон № 129-ФЗ от 06.06.2020, Письмо Минфина № 03-01-15/28134 от 18.04.2020). Более подробно об исключениях — в таблице.

Единственный минус этого способа заключается в ограниченном ресурсе аккумулятора мобильного устройства. Если смартфон, раздающий Wi-Fi, разрядится, фискальные документы не будут отправляться в ОФД. Выход из этой ситуации — приобрести power-банк для зарядки.

Работнику следует самостоятельно выяснить, какая из служб готова предоставить чеки и квитанцию.

Когда возможна компенсация расходов на такси сотруднику?

В данной статье описываются правила составления служебной записки по оплате такси, а также перечисляются случаи, когда использование наемного транспорта является правомочным для работника. Отдельно описывается порядок действий по выплате сотруднику компенсации, а также указываются причины отказа в ней.

Когда необходимо взять такси работнику.

Тема: Расходы на такси в командировке

Расходы на такси в командировке.

Добавить комментарий