Уничтожение трудовой книжки

Акт об уничтожении бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

При трудоустройстве работников работодатель обязан заполнять их трудовые книжки и хранить их у себя. Этот документ относится к бланкам строгой отчетности, поэтому вносить в него записи необходимо очень аккуратно. Если книжка была заполнена с ошибками или испортилась по причине каких-либо аварий и природных катастроф, то ее и вкладыш к ней необходимо уничтожить. При проведении процедуры составляют акт уничтожения бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

Если книжка была заполнена с ошибками или испортилась по причине каких-либо аварий и природных катастроф, то ее и вкладыш к ней необходимо уничтожить.

Путеводитель по кадровому делу: Трудовые книжки. Хранение и уничтожение бланка трудовой книжки (подготовлен экспертами компании “Гарант”)

Путеводитель по кадровому делу:
Трудовые книжки. Хранение и уничтожение бланка трудовой книжки

1. Статья 66 ТК РФ. Трудовая книжка

2. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225)

3. Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 31 октября 2016 г. N 589н “Об утверждении разъяснения по некоторым вопросам применения Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 “О трудовых книжках”

4. Положение об организации работы с персональными данными федерального государственного гражданского служащего центрального аппарата Федерального агентства по поставкам вооружения, военной, специальной техники и материальных средств и ведении его личного дела (утв. Приказом Федерального агентства по поставкам вооружения, военной, специальной техники и материальных средств от 22 апреля 2011 г. N 116)

5. Положение о защите персональных данных государственного гражданского служащего Федерального агентства по печати и массовым коммуникациям и ведении его личного дела (утв. Приказом Федерального агентства по печати и массовым коммуникациям от 1 декабря 2010 г. N 584)

6. Инструкция по кадровому делопроизводству в Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору (утв. Приказом Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору от 30 мая 2008 г. N 372)

7. Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558 “Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения”

8. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете (Утверждено Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105 по согласованию с ЦСУ СССР)

1. Распоряжение об организации хранения трудовых книжек служащих (утв. Указанием оперативного характера ЦБР от 22 января 2004 г. N 8-Т)

2. Образец приказа о возложении обязанностей по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек (книга Карсетской Е.В.)

3. Заявка на выдачу бланков трудовых книжек (“Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение”)

4. Отчет об использовании бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (“Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение”)

5. Приказ о назначении ответственного за ведение и хранение трудовых книжек (“Руководитель бюджетной организации”)

6. Образец акта об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек (“Отдел кадров коммерческой организации”)

7. Образец акта об уничтожении бланка трудовой книжки (“Кадровая служба и управление персоналом предприятия”)

8. Акт об уничтожении испорченного бланка трудовой книжки (“Кадровик.ру”)

9. Примерная форма акта списания трудовых книжек (подготовлено экспертами компании “Гарант”)

Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 18 марта 2008 г. N 656-6-0 (об ответственности за сохранность трудовой книжки)

2. Хранение невостребованных трудовых книжек по правилам (журнал “Кадровая служба и управление персоналом предприятия”, N 2, февраль 2017 г.)

3. Трудовая книжка: учет и хранение (журнал “Учреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение”, N 8, август 2016 г.)

6. Правила хранения кадровых и бухгалтерских документов (журнал “Учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение”, N 6, июнь 2015 г.)

7. Актуальные вопросы работы с трудовыми книжками (“Упрощенная система налогообложения: бухгалтерский учет и налогообложение”, N 10, октябрь 2014 г.)

8. Трудовые книжки в аптеке: организуем учет и хранение правильно (“Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение”, N 9, сентябрь 2014 г.)

9. Покупка, учет и хранение трудовых книжек (“Кадровая служба и управление персоналом предприятия”, N 1, январь 2014 г.)

10. Ведение и хранение трудовых книжек (“Кадровый вопрос”, N 1, январь 2014 г.)

11. Все о трудовой книжке (Л.В. Куревина, “Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения”, N 4, 5, апрель, май 2013 г.)

Решения практических ситуаций

Ситуация 1: В организации имеются две сотрудницы с одинаковыми именем и фамилией. Одна вышла замуж, и по ошибке инспектор отдела кадров зачеркнул на титульном листе трудовой книжки фамилию и написал новую не той сотруднице. Запись на внутренней стороне обложки трудовой книжки не произведена. Можно ли исправить эту ошибку, или нужно ликвидировать трудовую книжку? (служба Правового консалтинга ГАРАНТ, январь 2016 г.)

Ситуация 2: Организация планирует осуществлять кадровый аутсорсинг – ведение кадровой документации юридического лица сторонней организацией, в частности, заполнение, хранение трудовых книжек. Каким образом организация должна осуществлять хранение трудовых книжек сотрудников сторонних организаций? Существуют ли законодательные требования или ограничения на осуществление такой деятельности по договору аутсорсинга, в частности, в связи с хранением трудовых книжек по месту нахождения организации – исполнителя услуг? (служба Правового консалтинга ГАРАНТ, январь 2014 г.)

Ситуация 3: Уволившийся сотрудник за трудовой книжкой не пришел, согласия на пересылку трудовой книжки почтой не давал. Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой ему было направлено дважды и оба раза было возвращено по истечению срока хранения на почте. Какие действия следует предпринять работодателю в данной ситуации? Нужно ли продолжать направлять уведомления? (служба Правового консалтинга ГАРАНТ, май 2013 г.)

Ситуация 4: Кто в организации должен нести ответственность за хранение трудовых книжек? (информационный портал Роструда “Онлайнинспекция.РФ”, июль 2016 г.)

Ситуация 5: При заполнении трудовой книжки работника сотрудник кадровой службы допустил ошибку на титульном листе. У работника данная компания первое место работы. Как правильно оформить работнику новую трудовую книжку? Нужно ли писать на ней, что это дубликат? И какой датой оформлять: датой приема или обнаружения ошибки? (информационный портал Роструда “Онлайнинспекция.РФ”, июль 2016 г.)

Ситуация 6: Кто в организации должен нести ответственность за хранение трудовых книжек? (информационный портал Роструда “Онлайнинспекция.РФ”, декабрь 2015 г.)

Ситуация 7: При оформлении пенсий инспекторы в отделениях Пенсионного фонда просят принести оригинал трудовой книжки. Мы отвечаем за хранение трудовых книжек и просто так трудовые на руки никому не выдаем. Как лучше поступить в данной ситуации? (информационный портал Роструда “Онлайнинспекция.РФ”, декабрь 2015 г.)

Ситуация 8: Работодатель утверждает, что мы должны сами хранить свои трудовые книжки. Когда необходимо сделать в них запись, он забирает книжку на пару часов и возвращает ее обратно. Законно ли это? Разве не должны наши трудовые храниться в отделе кадров? (информационный портал Роструда “Онлайнинспекция.РФ”, декабрь 2015 г.)

Ситуация 9: Работодатель рассматривает вариант передачи трудовых книжек работников и других кадровых документов сторонней организации, которая может предоставить все условия для хранения вышеупомянутых документов. Правомерно ли хранение данных документов у сторонней организации? Насколько я понимаю в соответствии с трудовым законодательством организация работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек возложена на работодателя (ч. 2 ст. 66 ТК РФ, п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек) и работодатель не имеет права возложить данную обязанность на другое юридическое лицо (информационный портал Роструда “Онлайнинспекция.РФ”, ноябрь 2015 г.)

Ситуация 10: Нужно ли приказ о назначении ответственного за ведение и хранение трудовых книжек переиздавать каждый год или достаточно одного? (“Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения”, N 2, февраль 2015 г.)

Ситуация 11: Можем ли мы назначить ответственным лицом за работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек бухгалтера? Если да, как оформить передачу ему трудовых книжек и ключей от сейфа, где они хранятся? (“Отдел кадров коммерческой организации”, N 3, март 2014 г.)

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 75 рублей или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

Купить документ Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Путеводитель по кадровому делу

Подготовлен экспертами компании “Гарант”

Путеводитель по кадровому делу включает тематические подборки правовых норм, судебной практики, разъяснений государственных органов власти, аналитических материалов, практических ситуаций, а также форм документов и образцов их заполнения.

Быстро разобраться с кадровым вопросом Вам помогут:

– одновременное наличие различных видов информации по интересующей проблеме,

– актуальные специально отобранные материалы.

Куревина, Отдел кадров государственного муниципального учреждения , N 4, 5, апрель, май 2013 г.

Как происходит уничтожение?

Сегодня в крупных городах существует множество служб, которые за деньги готовы помочь вам избавиться от документов.

Делается это не бесплатно, но быстро и качественно.

Если у вас нет желания платить за работу, которую без труда можно сделать самим – то дерзайте.

Избавиться от трудовых можно двумя способами. Во-первых, такие документы без труда можно порвать на кусочки и поджечь.

Второй способ – это шредировнаие. Специальная машина измельчает бумагу до состояния, когда просто невозможно прочитать содержимое в ней.

Пишется черной или синей ручкой при отсутствии бланка.

Общие особенности

По своему значению трудовая книжка – основной документ, который используют в качестве основания для вычисления стажа и расчета пенсии. Помимо обязательных разделов и страниц, которые в ней присутствуют, также могут использоваться дополнительные вкладыши – если место в каком-то разделе закончилось, но есть необходимость в продолжении записей.

Документ хранят в организации, где на данный момент трудится работник. Заполняет его работодатель.

Если человек впервые куда-то трудоустроен и пока не имеет книжки, то работодатель должен ее завести. При увольнении книжку отдают сотруднику на руки.

о списании трудовых книжек.

Учет трудовых книжек в организации

Каждый бланк и вкладыш трудовой, находящийся в компании, учитывается с особой строгостью. Для этого в организации существуют два определенных документа. Это книги:

  • по приходу и расходу,
  • по учету движения.

Для ведения данных книг тоже имеются свои правила:

  • нумерация страниц,
  • шнуровка,
  • утверждение подписью, печатью,
  • пломбирование.

В первый учетный документ вносится информация о получении и расходовании книжек и вкладышей в них. Также в обязательном порядке сюда вносится номерной знак, серия.

Учет по движению рабочих документов происходит так:

  • ведется регистрация книжек сотрудников (при приеме),
  • ведется регистрация новых оформленных книжек.

Когда специалист увольняется из компании, ему дают расписаться в личном деле и в документе, учитывающем движения трудовых. В связи с окончанием месяца, сотрудник, который осуществляет работу с книжками, должен отчитаться в бухгалтерию о количестве бланков и вкладышей.

нумерация страниц,.

Могут ли уничтожить или не отдать трудовую книжку?

Здравствуйте, у меня сложилась такая ситуация, уволили меня по собственному желанию задним числом, меня об этом не оповестив, и когда я действительно захотела уволиться документы уже были подготовлены задним числом естественно. В итоге расчетные и справку я получила 18 января, а в самой справке которую мне выдал работодатель написано 10 января 2017 года. Конечно сейчас уже ни чего не докажешь так как я подписала этот документ. Но при расчете я получила зарплату, медицинскую книжку и справку, но трудовую книжку мне не выдали сказали что не могут ее найти, но как найдут обязательно оповестят. Через несколько недель руководитель позвонил и сказал, что я могу подойти и забрать свою трудовую книжку это был конец января 2017 года. Но на тот момент я находилась в другом городе и еще в больнице. В марте месяце я звонила и писала руководителю по поводу трудовой книжки, т.к. это продуктовый магазин и документы хранятся где-то в офисе, я не могла придти просто и заявить что хочу забрать, надо созвониться и договориться с руководителем, но руководитель не отвечал.Может ли вообще уничтожить или не отдать организация трудовую книжку? И вопрос так как мне ее сразу не отдали, и когда могли отдать я не могла явиться, могут ли мне по истечению столько времени также отказать, ведь уже 4 месяц пошел как я не забрала?

Ответы юристов ( 1 )

  • 763 ответа
  • 409 отзывов

Организация Не имеет права уничтожать либо Не отдавать уволенному сотруднику трудовую книжку.

Согласно ст. 62 Трудового кодекса РФ «По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Части вторая — третья утратили силу. — Федеральный закон от 30.06.2006 N 90-ФЗ.
Работник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю.»
Согласно ст. 84.1 ТК РФ «Прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя.

С приказом (распоряжением) работодателя о прекращении трудового договора работник должен быть ознакомлен под роспись. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа (распоряжения). В случае, когда приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе (распоряжении) производится соответствующая запись.
Днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы работника, за исключением случаев, когда работник фактически не работал, но за ним, в соответствии с настоящим Кодексом или иным федеральным законом, сохранялось место работы (должность).

В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со статьей 140 настоящего Кодекса. По письменному заявлению работника работодатель также обязан выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой.
Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками настоящего Кодекса или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи настоящего Кодекса или иного федерального закона.

В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Работодатель также не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в случаях несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника по основанию, предусмотренному подпунктом „а“ пункта 6 части первой статьи 81 или пунктом 4 части первой статьи 83 настоящего Кодекса, и при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности или до окончания отпуска по беременности и родам в соответствии с частью второй статьи 261 настоящего Кодекса. По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.

Согласно ст. 166 ТК РФ „Помимо общих гарантий и компенсаций, предусмотренных настоящим Кодексом (гарантии при приеме на работу, переводе на другую работу, по оплате труда и другие), работникам предоставляются гарантии и компенсации в следующих случаях:
при направлении в служебные командировки;
при переезде на работу в другую местность;
при исполнении государственных или общественных обязанностей;
при совмещении работы с получением образования;
при вынужденном прекращении работы не по вине работника;
при предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска;
в некоторых случаях прекращения трудового договора;
в связи с задержкой по вине работодателя выдачи трудовой книжки при увольнении работника;
в других случаях, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами.
При предоставлении гарантий и компенсаций соответствующие выплаты производятся за счет средств работодателя. Органы и организации, в интересах которых работник исполняет государственные или общественные обязанности (присяжные заседатели, доноры, члены избирательных комиссий и другие), производят работнику выплаты в порядке и на условиях, которые предусмотрены настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. В указанных случаях работодатель освобождает работника от основной работы на период исполнения государственных или общественных обязанностей.“

Согласно ст. 234 ТК РФ „Работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться. Такая обязанность, в частности, наступает, если заработок не получен в результате:
незаконного отстранения работника от работы, его увольнения или перевода на другую работу;
отказа работодателя от исполнения или несвоевременного исполнения решения органа по рассмотрению трудовых споров или государственного правового инспектора труда о восстановлении работника на прежней работе;
задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника;“

Согласно ст. 392 ТК РФ „Работник имеет право обратиться в суд за разрешением индивидуального трудового спора в течение трех месяцев со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права, а по спорам об увольнении — в течение одного месяца со дня вручения ему копии приказа об увольнении либо со дня выдачи трудовой книжки.
За разрешением индивидуального трудового спора о невыплате или неполной выплате заработной платы и других выплат, причитающихся работнику, он имеет право обратиться в суд в течение одного года со дня установленного срока выплаты указанных сумм, в том числе в случае невыплаты или неполной выплаты заработной платы и других выплат, причитающихся работнику при увольнении.
Работодатель имеет право обратиться в суд по спорам о возмещении работником ущерба, причиненного работодателю, в течение одного года со дня обнаружения причиненного ущерба.
При пропуске по уважительным причинам сроков, установленных частями первой, второй и третьей настоящей статьи, они могут быть восстановлены судом.“

В данном случае работодатель намеренно затягивал выдачу трудовой книжки для того, чтобы Вами был пропущен срок обращения в суд по трудовым спорам.

Читайте также:  Как организовать кадровое делопроизводство с нуля

Также можно обратиться в трудовую инспекцию с жалобой на нарушение работодателем трудового законодательства согласно положениям главы 57 ТК РФ.

В соответствии со ст. 354 ТК РФ „Федеральная инспекция труда — единая централизованная система, состоящая из федерального органа исполнительной власти, уполномоченного на проведение федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, и его территориальных органов (государственных инспекций труда).
Часть вторая утратила силу. — Федеральный закон от 22.08.2004 N 122-ФЗ.
Руководство деятельностью федеральной инспекции труда осуществляет руководитель федерального органа исполнительной власти, уполномоченного на проведение федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, — главный государственный инспектор труда Российской Федерации, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Правительством Российской Федерации.
Часть четвертая утратила силу. — Федеральный закон от 22.08.2004 N 122-ФЗ.“

Ещё можно обратиться в прокуратуру с жалобой на неправомерные действия работодателя.

Деятельность прокуратуры регулируется Федеральным законом от 17.01.1992 №2202-1 „О прокуратуре Российской Федерации“.Порядок обращений в прокуратуру урегулирован „Инструкцией о порядке рассмотрения обращений и приема граждан в системе прокуратуры Российской Федерации“, утвержденной Приказом Генпрокуратуры РФ от 17.12.2007 №200.Главной задачей прокуратуры является осуществление общего надзора за соблюдением законодательства, т.е. прокуратура не является специализированным органом по надзору и контролю в сфере труда. Однако, поскольку трудовое законодательство входит в общую систему законодательства, прокуратура уполномочена осуществлять надзор также и в этой сфере.

Надзорная функция прокуратуры в сфере защиты социально-трудовых прав граждан в настоящее время усилилась. Было издано Указание Генеральной прокуратуры РФ от 14.11.2008 № 229/7р «Об организации прокурорского надзора в связи с принимаемыми Правительством РФ мерами по оздоровлению ситуации в финансовом и других секторах экономики».

При направлении жалобы в трудовую инспекцию и прокуратуру в приложениях укажите всю переписку с работодателем.

Было издано Указание Генеральной прокуратуры РФ от 14.

Как приобрести трудовую книжку

Современные книжки и вкладыши в них для сотрудников компания закупает в определенных местах. Таковыми заведуют:

  • юридические лица,
  • ИП.

Нужно отметить, что требования для них прописываются официальными изготовителями. В обязанности компаний входят:

  • охранная функция,
  • транспортировка,
  • учет,
  • складирование.

Законные распространители должны продавать бланки и вкладыши государственного образца исключительно работодателям. Для оптовой покупки заранее отправляется заявительное письмо от покупателя в данную организацию и составляется договорное соглашение, где прописывается цена.

Когда человек приходит в первый раз устраиваться на работу, работодатель оформляет на него новый бланк трудовой за семь дней. При этом с данного сотрудника по закону вычитается сумма, потраченная на закупку документа. Есть случаи, когда руководитель самостоятельно покрывает расходы на книжку:

  • массовое уничтожение,
  • порча бланка.

В первом случае уничтожение трудовых может произойти по различным причинам (в том числе природные катаклизмы). Во втором причина – это неправильное заполнение первичных данных при оформлении самой книжки.

В первом случае уничтожение трудовых может произойти по различным причинам в том числе природные катаклизмы.

Уничтожаем испорченный бланк трудовой книжки

Правовое регулирование:

  • Трудовой кодекс Республики Беларусь;
  • Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 (далее – Инструкция № 40);
  • Инструкция о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденная постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 18.12.2008 № 196 (далее – Инструкция № 196).

Общие положения
Инструкцией № 40 напрямую предусмотрен только один случай, когда трудовые книжки подлежат уничтожению: по истечении 50 лет хранения невостребованной трудовой книжки в архиве нанимателя (п. 80 Инструкции № 40).
На практике указанный случай очень редкий, куда чаще наниматель имеет дело с уничтожением бланков трудовых книжек (и вкладышей к ним) в связи с их порчей.

Указанные бланки могут быть испорчены по следующим причинам:

  • в результате чрезвычайных обстоятельств (наводнений, аварии коммунальных сетей, пожаров и т.д.);
  • из-за неверных данных, представленных для заполнения бланка трудовой книжки;
  • по вине ответственных лиц (лица, заполнявшего титульный лист трудовой книжки).

Как правило, порча бланков трудовой книжки происходит по вине заполняющего ее работника нанимателя. Действительно, поскольку трудовая книжка заполняется вручную, трудно избежать ошибок при ее заполнении.
Внимание! Порча бланка трудовой книжки (вкладыша к ней) происходит при совершении ошибок при заполнении только раздела «Сведения о работнике».

Хотя это прямо не закреплено в Инструкции № 40, но такой вывод следует из анализа его норм. Так, данной Инструкцией не предусмотрены возможность и порядок исправления неправильных записей на титульном листе трудовой книжки.
Инструкцией № 40 установлено исправление ошибочных записей, внесенных в другие разделы трудовой книжки (посвященные сведениям о работе, о награждениях и поощрениях и т.п.), что позволяет сделать вывод, что неверные (ошибочные) записи на титульном листе трудовой книжки не подлежат исправлению, а значит, ошибка в титульном листе влечет за собой признание бланка трудовой книжки испорченным и подлежащим замене на новый.

Иными словами, допустив ошибку в титульном листе трудовой книжки или вкладыша, работник, ответственный за ведение трудовых книжек, должен не исправлять запись, а начать заполнение нового бланка, а испорченный бланк учитывать согласно Инструкции № 196 (см. далее).

Так, данной Инструкцией не предусмотрены возможность и порядок исправления неправильных записей на титульном листе трудовой книжки.

Способы уничтожения документов

Подвергшиеся порче документы могут быть уничтожены такими способами:

  • посредством измельчения на специальном аппарате — шредере;
  • путем сожжения;
  • разрезанием на мелкие кусочки ножницами (если документов не большое количество).

Можно обратиться в специальные организации, которые занимаются хранением документов и их последующим уничтожением. К этому способу целесообразно прибегать тогда, когда документов очень много.

Кроме этого, применяется еще один бланк строгой отчетности вкладыш в трудовую книжку.

О непредоставлении работником ТК

Оформляется в случае, если новый сотрудник приступил к выполнению своих профессиональных обязанностей, отработал неделю, но ТК для оформления рабочих отношений не сдал работодателю.

Общество с ограниченной ответственностью

об отказе в предоставлении трудовой книжки

«27» марта 2020 года

Комиссией в составе:

Председателя: начальника отдела кадров Общительной О.О.

  1. Главного специалиста Иванова И.И.
  2. Ведущего специалиста Петрова П.П.

составлен настоящий Акт об отказе Самостоятельного Сергея Семеновича

в предоставлении трудовой книжки в связи с ее утратой.

Содержание настоящего Акта подтверждаем своими подписями

Общительная О.О. _____________________ Начальник отдела кадров

Ф. И. О., должность, подпись

Иванов И.И. _____________________ Главный специалист

Ф. И. О., должность, подпись

Петров П.П. _____________________ Ведущий специалист

Ф. И. О., должность, подпись

С настоящим Актом ознакомлен Самостоятельный С.С. ___________________

От подписи ______________________ отказался

Ф. И. О., должность

__________________________ _____________________ ____________________

Ф. И. О., должность, подпись

__________________________ _____________________ ____________________

Ф. И. О., должность, подпись

__________________________ _____________________ ____________________

Ф. И. О., должность, подпись

, должность, подпись.

Кто составляет акт о списании

Составляет и подписывает бумагу специально создаваемая комиссия. В ее состав входят не менее трех человек из числа сотрудников организации, как правило, это работники кадровой службы и бухгалтерии. В обязанности комиссии входит:

  • выявить подлежащие уничтожению бумаги;
  • убедиться, что их необходимо утилизировать, в том числе: проверить срок хранения, если уничтожается невостребованная бумага, убедиться в наличии ошибок, поскольку дальнейшее заполнение трудовой книжки при испорченном бланке не допускается, или в непригодности документа для дальнейшего использования;
  • составить акт и подписать его;
  • осуществить самостоятельно или лично проконтролировать процесс физического уничтожения.

Об уничтожении испорченных.

Как уничтожают трудовые книжки в организации

Акт приема-передачи трудовых книжек. Приказ о хранении трудовых книжек: образец. Журнал учета трудовых книжек. Что делать, если утеряна трудовая книжка. Ознакомление работника с записями в трудовой книжке.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Хранение трудовых книжек в организации.

Уничтожение трудовой книжки

ПАМЯТКА: ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ

Важно! Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о квалификации, образовании, о награждениях за успехи в работе. Сведения принято разделять на основные и дополнительные.

Читайте также:  Полезные и интересные материалы о пенсионной системе

Сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по желанию работника его работодателем по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Факт работы по договору гражданско-правового характера в трудовой книжке не отражается, даже в том случае, если условием такого договора предусмотрено обязательное социальное страхование работника.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Важно! При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, обязано предъявить работодателю трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства.

ТК РФ не содержит положений, ограничивающих право работодателя – физического лица, не являющегося индивидуальным предпринимателем, при приеме на работу требовать от работника предоставления трудовой книжки. Заключая трудовой договор, например, с водителем, такой работодатель вправе ознакомиться с опытом работы соискателя. При этом работодатель не имеет право отказать в приеме на работу работнику, не предоставившему трудовую книжку.

При заключении трудового договора о дистанционной работе по соглашению сторон сведения о дистанционной работе могут не вноситься в трудовую книжку дистанционного работника, а при заключении трудового договора впервые трудовая книжка дистанционному работнику может не оформляться. При отсутствии указанного соглашения дистанционный работник должен предоставить работодателю трудовую книжку лично или направляет ее по почте заказным письмом с уведомлением (ст. 312 ТК РФ).

Важно! Согласно ч. 4 ст. 65 ТК РФ при заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется работодателем. Работодатель вправе потребовать у работника стоимость бланка трудовой книжки и вкладыша.

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Важно! Работодатель (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной (ст. 66 ТК РФ).

Важно! Работодатель – физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые. Документом, подтверждающим период работы у такого работодателя, является и зарегистрированный в установленном порядке трудовой договор, заключенный в письменной форме (ч. 2 ст. 309 ТК РФ).

Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Важно! Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (вместе с “Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей”).

Порядок заполнения трудовых книжек, вкладышей в них, дубликатов трудовых книжек установлен Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета.

Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц – двузначными, год – четырехзначными).

Трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком Российской Федерации вестись и на государственном языке этой республики.

Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.

В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов (в т.ч. внутренняя сторона обложки), в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

Важно! С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов.

Сведения об изменении фамилии вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы) (при наличии печати).

Важно! В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.

Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации – работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.

Если неправильная или неточная запись в трудовой книжке произведена работодателем – физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, и деятельность его прекращена в установленном порядке, исправление производится работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.

Важно! Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены.

В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.

Важно! Изменение записей производится путем признания (объявления) их недействительными и внесения правильных записей.

В таком же порядке производится изменение записи об увольнении работника (переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным.

Важно! Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

Важно! При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.

Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу.

В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.).

При этом, законодательством не урегулирован вопрос о судьбе трудовой книжки, взамен которой работнику выдан дубликат, – надо ли её уничтожить, оставить на хранение у работодателя или выдать работнику вместе с дубликатом. Работодатель может самостоятельно решить данный вопрос. В случае уничтожения или передачи этой трудовой книжки работнику целесообразно данный факт зафиксировать письменно

Важно! Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.

Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ или иного федерального закона.

При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением случая, когда в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки).

Важно! В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку.

В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия.

Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

Работодатель также не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в случаях несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника по основанию, предусмотренному подпунктом “а” пункта 6 части первой ст. 81 ТК РФ или пунктом 4 части первой ст. 83 ТК РФ, и при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности или до окончания отпуска по беременности и родам в соответствии с частью второй ст. 261 ТК РФ.

Важно! По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.

В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.

В связи с задержкой по вине работодателя выдачи трудовой книжки при увольнении работникам предоставляются гарантии и компенсации согласно ст. 165 ТК РФ.

В соответствии со ст. 234 ТК РФ работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться, в том числе, если заработок не получен в результате задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника.

Печатать бланки трудовых книжек и вкладышей разрешено типографиям объединения Гознак Минфина России.

Распространять готовую продукцию могут и другие организации, но только по договорам с Гознаком. При этом распространители должны иметь разрешение на работу с защищенной полиграфической продукцией (п. 3 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки, утвержденного Приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. N 117н «О трудовых книжках»).

Работодатель с целью учета трудовых книжек, бланков трудовых книжек и вкладышей в них, обязан вести:

приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее;

книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы указанных книг утверждены Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Важно! Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

Важно! Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле.

Законодательством об архивном деле установлены следующие сроки хранения документов по личному составу:

документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет;

документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет (ч. 1,2 ст. 22.1 Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», п. 664 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Важно! Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Самые важные изменения этой весны!

  • Квест-игра для кадровиков: проверьте, знаете ли вы, как изменилась работа с начала года В работе кадровиков произошли важные изменения, которые надо учитывать в 2019 году. Проверьте в формате игры, все ли нововведения вы учли.
    Решите все задачи и получите полезный подарок от редакции журнала «Кадровое дело».
  • Готовый план главных дел кадровика на I квартал 2019 года Читайте в статье: Зачем кадровику проверять бухгалтерию, нужно ли сдавать новые отчеты в январе и какой код утвердить для табеля в 2019 году
  • Пять вредных привычек кадровиков. Узнайте, чем грешите вы Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны.

Самые грубые нарушения при заполнении трудовой это ошибки, сделанные на первом листе.

Учет, хранение и уничтожение трудовых книжек

Обязанности работодателя по учету, порядку приобретения и выдачи, хранению и уничтожению трудовых книжек – основного документа о трудовой деятельности и трудовом стаже работника – столь же строго регламентированы действующим законодательством, как и обязанности по их правильному ведению и заполнению.

Читайте также:  Особенности продажи залогового имущества

Бланки трудовых книжек

Экскурс в историю

Впервые трудовые книжки появились в нашей стране в 1919 г. в Москве и Петрограде. Между тем уже в 1923 г. они были заменены на удостоверения личности, а чуть позже в действие были введены Трудовые списки. И наконец, 15 января 1939 г. для всех рабочих

и служащих была введена трудовая книжка единого образца.

В прошлом веке в ходу были трудовая книжка колхозника и трудовая книжка старателя, кроме того, существовали 15 разновидностей трудовых книжек на языках союзных республик. Причем с 1974 г. трудовая книжка стала печататься исключительно на Гознаке.

Отметим, что с 2004 г. в России действуют новые бланки трудовых книжек и вкладышей в них, образцы которых утверждены Приказом Минфина России от 22.12.2003 N 117н “О трудовых книжках“. В настоящее время это документ, изготовленный в соответствии со стандартами защищенной полиграфии. Защитный комплекс включает двухтоновой водяной знак, защитные волокна, бумага имеет две химических защиты – от вытравливания и для идентификации подлинности, на листы книжки нанесена гильоширная сетка, присутствует ирисный переход и микротекст, на документ нанесена невидимая уф-краска, номер документа имеет магнитные свойства, сшита книжка специальной нитью “биколор“.

Работодатель (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.


Порядок приобретения трудовых книжек

Работодатель (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого сотрудника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда данная работа является для гражданина основной (ст. 66 ТК РФ). При этом оформление трудовой книжки лицу, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем не позднее недельного срока со дня приема на работу (п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее – Правила)). Поэтому на предприятии

всегда следует иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (п. 44 Правил). Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша утвержден Приказом Минфина России от 22.12.2003 N 117н “О трудовых книжках“ (далее – Порядок).

Изготовлением бланков трудовой книжки и вкладыша, как мы уже упоминали, занимается Объединение государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков – Объединение “ГОЗНАК“ Минфина России (п. 2 Порядка). Распространением указанных бланков занимаются в свою очередь юридические лица и индивидуальные предприниматели, отвечающие требованиям, установленным изготовителем (п. 3 Порядка). Данные требования предусматривают организованные охрану, транспортировку, учет и складирование бланков.

Между тем обеспечение работодателей на платной основе бланками трудовых книжек и вкладышей в них должно осуществляться на основании договора, заключенного с изготовителем либо распространителем (п. 4 Порядка).

Судебная практика. Продажа трудовых книжек распространителями должна осуществляться только работодателям. В случае реализации бланков иным лицам действия продавца могут быть квалифицированы по ст. 14.2 КоАП РФ как незаконная продажа товаров, свободная реализация которых запрещена или ограничена законодательством (Решение Арбитражного суда Рязанской области от 02.10.2007 N А54-3897/2007).


Хранение трудовых книжек

Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. При этом руководитель своим приказом (см. пример 1) назначает конкретное лицо, отвечающее за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (п. 45 Правил).

Общество с ограниченной ответственностью “Стратосфера“

от 20 апреля 2009 г. N 15

О назначении уполномоченного лица,

ответственного за ведение, хранение,

учет и выдачу трудовых книжек

В соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, приказываю:

1. Назначить с 22.04.2009 ответственным за ведение, учет и выдачу трудовых книжек начальника отдела кадров В.Н. Петрову.

2. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Директор Махонин Д.А. Махонин

С приказом ознакомлены:

20.04.2009
Начальник отдела кадров Петрова В.Н. Петрова ———-

Отметим, что несоблюдение установленного Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек является нарушением законодательства о труде. В данном случае в соответствии с п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ предусмотрено наложение административного штрафа:

– на должностных лиц – от 1000

руб. до 5000 руб.;

– на предпринимателей – от 1000 руб. до 5000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;

– на юридических лиц – от 30 000 руб. до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

При этом указанное нарушение, совершенное должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет (п. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

Временная выдача трудовых книжек

В соответствии с п. 7 Правил работодатель обязан по письменному заявлению сотрудника выдать ему копию трудовой книжки либо заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки, причем сделать это надо не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления.

Может получиться и так, что работнику временно понадобится подлинник трудовой книжки. Как правило, такая необходимость возникает в случае, когда гражданин обращается в органы Пенсионного фонда за назначением пенсии. При этом действующее законодательство не содержит запрета на выдачу работникам по их просьбе подлинников трудовой книжки в период действия трудового договора. В то же время специалисты Роструда считают, что в таких случаях ответственность за утерю трудовой книжки работником будет нести не данный сотрудник, а лицо, отвечающее за сохранность трудовых книжек в организации (Письмо Роструда от 18.03.2008 N 656-6-0). В любом случае рекомендуется с работника, временно взявшего трудовую книжку, попросить расписку.


Сроки хранения

Отметим, что трудовые книжки, не полученные сотрудниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (п. 43 Правил).

При этом п. п. 342, 351, 358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с

указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 06.10.2000, установлены следующие сроки хранения документов:

– трудовые книжки, которые не были востребованы, – не менее 50 лет;

– документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним – 3 года;

– книги выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним – 50 лет.

Уничтожение трудовых книжек

Испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта (п. 42 Правил). Данный акт составляется в произвольной форме (см. пример 2).

Общество с ограниченной ответственностью “Курьер“

Утверждаю
Астахов
————————-
Генеральный директор
Астахов Сергей Валерьевич
29 июня 2009 г.

3 29 июня 2009 г.

Акт N – от —————
об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек
и вкладышей в них

Мы, нижеподписавшиеся, комиссия, назначенная приказом от 01.06.2009
N 45, в составе:

– заместителя директора по управлению персоналом М.А. Хорина
(председатель комиссии);

– главного бухгалтера Е.А. Абрамовой (член комиссии);

– начальника отдела кадров Н.Н. Егоровой (член комиссии)
29.06.2009
составили настоящий акт о том, что ———- были уничтожены (путем
сжигания) испорченные бланки:

29.06.2009
Заместитель директора Хорин М.А. Хорин ———-
по управлению персоналом
29.06.2009
Главный бухгалтер Абрамова Е.А. Абрамова ———-
29.06.2009
Начальник отдела кадров Егорова Н.Н. Егорова ———-

Отметим, что не лишним будет приложить к акту об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей вырезанные номера этих бланков. Данная процедура может послужить доказательством того, что указанные бланки были уничтожены.

Учет трудовых книжек

В соответствии с п. 40 Правил с целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодателем ведутся:

– приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

– книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы указанных книг утверждены Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 “Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек“. Обратите внимание, что данные книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью либо опломбированы (п. 41 Правил).

Приходно-расходная книга по учету бланков

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности. Лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, они выдаются согласно п. 42 Правил исключительно по его заявке (см. пример 3).

Главному бухгалтеру ООО “Магазин“
Старцевой Е.В.

от инспектора по кадрам
Кожиной О.В.

Заявка N 1 от 11 июня 2009 г.

на выдачу бланков трудовых книжек

Прошу выдать под отчет бланки трудовых книжек в количестве 5 (пяти) штук.

11 июня 2009 г. Кожина

В свою очередь, в приходно-расходную книгу (см. пример 4) вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. При этом следует указать серию и номер каждого бланка (п. 41 Правил).

ФОРМА
ПРИХОДНО-РАСХОДНОЙ КНИГИ ПО УЧЕТУ БЛАНКОВ
ТРУДОВОЙ КНИЖКИ И ВКЛАДЫША В НЕЕ

N Дата От кого по-
лучено или
кому отпу-
щено Основание
(наименова-
ние доку-
мента, N и
дата) Приход Расход
число месяц год Количество Сумма
(руб.) Количество Сумма
(руб.)
трудовых
книжек (се-
рия и номер) вкладышей
(серия и
номер) трудовых
книжек (се-
рия и номер) вкладышей
(серия и
номер)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1 09 06 2009 ООО
“Бланки“ Договор
N 115 от
09.06.2009 20 шт.:

серия –
ТК-I, N N с
5460920 по
5460939 – 4000,00 – – –
2 11 06 2009 Инспектор
по кадрам
Кожина О.В. Заявка N 1
от
10.06.2009 – – – 5 шт.:

серия –
ТК-I, N N с
5460920 по
5460924 – 1000,00
3 02 07 2009 Инспектор
по кадрам
Кожина О.В. Заявка N 2
от
02.07.2009 – – – 3 шт.:

серия –
ТК-I, N N с
5460925 по
5460927 – 600,00

Книга учета движения трудовых книжек

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (см. пример 5) регистрируются все трудовые книжки, принятые от сотрудников при поступлении на работу, а также новые трудовые книжки и вкладыши, выданные работникам. Впоследствии при получении трудовой книжки в связи с увольнением сотрудник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 41 Правил).

ФОРМА КНИГИ
УЧЕТА ДВИЖЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И ВКЛАДЫШЕЙ В НИХ

N
п/п Дата приема на
работу, заполне-
ния трудовой
книжки или
вкладыша в нее Фамилия,

имя и
отчество
владельца
трудовой
книжки Серия и
номер
трудовой
книжки
или
вкладыша
в нее Должность,

специаль-
ность
работника,

который
сдал
трудовую
книжку или
на которого
заполнена
трудовая
книжка или
вкладыш в
нее Наиме-
нование
места
работы
(с указа-
нием
струк-
турного
подраз-
деления),

куда
принят
работник Дата и N
приказа
(распо-
ряжения)
или иного
решения
работода-
теля, на
основании
которого
произведен
прием
работника Расписка
ответ-
ственно-
го лица,

приняв-
шего или
запол-
нившего
трудовую
книжку Полу-
чено
за за-
полне-
нные
тру-
довые
книжки
или
вкла-
дыши
в них
(руб.) Дата
выдачи на
руки
трудовой
книжки
при
увольнении
(прекраще-
нии
трудового
договора) Расписка
работни-
ка в по-
лучении
трудовой
книжки
число ме-
сяц год
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
1 27 04 2009 Дубинин
Сергей
Иванович серия –
ТК-I,

N 7894561 Юрисконсульт Юридический
отдел Приказ от
27.04.2009
N 12-к Кожина 200 10.09.2009 Дубинин
2 30 04 2009 Пушкин
Иван
Сергеевич серия –
ТК-II,

N 2556314 Механик Участок N 1 Приказ от
30.04.2009
N 15-к Кожина 200
2 02 06 2009 Зотова
Елена
Павловна серия –
ТК-I,

N 3586456 Маляр 3-го
разряда Участок N 1 Приказ от
02.06.2009
N 21-к Кожина 200 30.06.2009 Зотова

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, должно представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков и суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, с приложением приходного кассового ордера (п. 42 Правил). При этом сам отчет составляется в произвольной форме (см. пример 6).

Отчет
об использовании бланков трудовых книжек и вкладышей в них
июнь 2009 г.

1. Количество бланков на начало месяца:

Название бланка Бланки (серия, номер) Количество (шт.)
Трудовые книжки – –
Вкладыши в трудовые книжки – –

2. Количество полученных бланков:

Название бланка Бланки (серия, номер) Количество (шт.)
Трудовые книжки ТК-I N N с 5460920 по
5460924 5 (пять)
Вкладыши в трудовые книжки – –

3 (три)
3. Количество использованных бланков трудовых книжек ——-:

N
п/п Бланк (серия,

номер)
Использование Удержанная
стоимость
бланка (руб.) Приходно-кассовый
ордер (дата,

номер)
1 ТК-I N 5460920 Выдан Филимонычеву
Ивану Григорьевичу – Подлежит удержанию
2 ТК-I N 5460921 Испорчен
при заполнении (акт
об уничтожении N 2
от 30.06.2009) – –
3 ТК-I N 5460922 Выдан Коробову Сергею
Анатольевичу – Подлежит удержанию


4. Количество использованных бланков вкладышей в трудовые книжки —–:

N
п/п Бланк (серия,

номер)
Использование Удержанная
стоимость
бланка (руб.) Приходно-кассовый
ордер (дата,

5. Количество бланков на конец месяца:

Название бланка Бланки (серия, номер) Количество (шт.)
Трудовые книжки ТК-I N N 5460923,

5460924 2 (две)
Вкладыши в трудовые книжки – –

номер Использование Удержанная стоимость бланка руб.

Добавить комментарий