Инструкция по заполнению и ведению трудовых книжек

Инструкция по заполнению трудовых книжек

  • Изменение и прекращение обязательств
  • Обстоятельства непреодолимой силы
  • Приостановление взыскания налоговой задолженности
  • Действие разрешительных документов
  • Что лучше: ИП или самозанятый
  • Самозанятый директор
  • Порядок проведения медосмотров
  • Формы и виды заработной платы
  • Список документов при приеме на работу

Аргументированная полемика вокруг вопроса о необходимости отмены трудовых книжек ведется уже давно. Тем не менее воз и ныне там: книжка — по-прежнему основной документ о производственной деятельности и стаже работника. В статье — инструкция по заполнению трудовых книжек 2020 с примерами.

Приостановление взыскания налоговой задолженности.

Ведение и хранение трудовых книжек: правила в РФ в 2017 году

Трудовая книжка является базовым документом, который с течением времени наполняется информацией о трудовом стаже специалиста. Согласно нормам ТК РФ, вновь принятый работник обязательно должен отдать свою трудовую книжку в фирму, в которую он пришел трудиться (ст. 65 ТК РФ). Исключение действует лишь для лиц, являющихся совместителями. Если же поступающий на работу нигде ранее не работал (к примеру, студент после окончания вуза), то трудовую книжку заводит для него работодатель.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! При этом неважно, исполнилось ли кандидату на момент оформления 18 лет. Трудовую книжку фирма все равно обязана ему завести.

При ведении таких документов фирма-работодатель должна руководствоваться нормами Правил ведения и хранения трудовых книжек (утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225), а также Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утвержденной постановлением Минтруда РФ «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» от 10.10.2003 № 69), действующими в 2017 году.

В трудовой книжке должна быть зафиксирована информация обо всех компаниях, в которых специалист успел поработать (в качестве основного места работы) на протяжении своей трудовой жизни. Одновременно с этим, если сотрудник работает по совместительству и хочет, чтобы информация о его 2-й работе была также отражена в трудовой книжке, он вправе обратиться по своему основному месту работы с соответствующей просьбой. Важно помнить, что обратиться нужно именно к своему основному работодателю, поскольку именно он хранит трудовую книжку специалиста и вправе внести в нее дополнения (п. 3.1 Инструкции № 69).

В дальнейшем в течение всего срока работы сотрудника на предприятии трудовая книжка остается у работодателя. Однако это не означает, что она хранится в неизменном виде. Если за время работы специалиста произошли какие-либо изменения в его служебном положении (перевод на другую должность, повышение и т. д.) либо если сотрудник был удостоен каких-либо поощрений (к примеру, наград), то работодатель обязан отразить такие факты в трудовой книжке (п. 4Правил № 225).

ВАЖНО! В трудовой книжке отражается информация только о поощрениях. Если имели место какие-либо взыскания, то их не следует там фиксировать. Исключение предусмотрено только для одного случая: когда в результате проступка сотрудник был уволен в одностороннем порядке. Такой факт отразить работодатель обязан (п. 5 Правил № 225).

Если же поступающий на работу в фирму специалист потерял свою трудовую книжку, компания должна будет завести для него новую.

Для того чтобы обеспечить корректный учет имеющихся на предприятии трудовых книжек, фирма должна вести специальную книгу их учета и движения (п. 40 Правил № 225).

При увольнении, соответственно, работник получает свою трудовую книжку назад. Если же он ее не получил обратно при уходе из фирмы, то компания хранит такую книжку и далее в соответствии с правилами архивного дела (п. 43 Правил № 225).

1 Инструкции по ведению трудовых книжек 69.

Как исправить ошибку в трудовой книжке

Порядок исправления ошибки зависит от того, где именно она допущена и когда обнаружена. Так, если ошибка совершена при заполнении титульного листа и выявлена сразу же, то такая трудовая книжка признается испорченной и подлежит уничтожению (с составлением акта). На работника оформляется новая книжка (п. 42 Правил).

Если ошибка на титульном листе обнаружена после подписания бланка сотрудником и внесения в книжку прочих записей, то придется делать исправление. Неверная запись зачеркивается одной чертой, а рядом (сверху, снизу, сбоку) вносятся правильные данные. Реквизиты документа, ставшего основанием для этой правки, указываются слева, на внутренней стороне обложки. Данная запись на обложке заверяется подписью работодателя или уполномоченного им лица и печатью при ее наличии.

При выявлении ошибок в разделах «Сведения о приеме на работу» или «Сведения о награждении» применяется другой порядок. Зачеркивания в этих разделах не допускаются, а все изменения вносятся путем признания записей недействительными (п. 1.2 Инструкции).

При обнаружении любой ошибки в данных о работе (в т.ч. неправильных сведений о переводе или об увольнении) или в данных о награждении нужно сделать следующее.

В графе 1 проставить очередной порядковый номер записи, а в графе 2 — текущую дату. В графу 3 внести такой текст: «Запись за № таким-то недействительна». И далее в этой же графе, через точку указать верные сведения, если таковые имеются. Например: «Запись за № 12 недействительна. Принят на должность слесаря». Если же запись была внесена ошибочно и менять ее не надо, то в графе 3 достаточно указать на недействительность сведений. Например, если под номером 12 была отражена ошибочная запись об увольнении (а на самом деле сотрудник не был уволен), то для ее исправления в графе 3 достаточно написать: «Запись за № 12 недействительна».

В графу 4 следует вписать данные о приказе или распоряжении, на основании которого в трудовую книжку внесены правильные сведения. Если новая запись только отменяет предыдущую, то графа 4 остается пустой.

ВНИМАНИЕ. Вносить исправления можно не только в отношении «своих» ошибок. В таком же порядке корректируются ошибки, допущенные предыдущими работодателями. При этом инициатором внесения исправлений должен быть сам работник. Действующий работодатель может указать ему на ошибку и обязан, в случае обращения работника, оказать ему необходимую помощь (п. 27 Правил).

Например Запись за 12 недействительна.

Какие записи заносятся в трудовую

В книжку должны быть внесены сведения:

  • о сотруднике;
  • о выполняемой им работе;
  • об увольнениях;
  • об основании прекращения трудового договора;
  • о переводе на другую постоянную работу;
  • о награждениях.

Обратите внимание: сведения о дисциплинарном взыскании заносятся в трудовую книжку только в том случае, если результатом такого взыскания является увольнение.

По инициативе сотрудника в трудовую могут быть внесены данные о работе по совместительству: как внешнему, так и внутреннему (см. образец ниже).

Для внесения записи о внешнем совместительстве сотрудник должен представить по основному месту работы документ, подтверждающий дополнительную трудовую деятельность у другого работодателя. В качестве такого документа может выступать справка с места работы, а также заверенные копии приказа или трудового договора.

При внутреннем совместительстве предоставления дополнительных документов от работника не требуется.

Обратите внимание: если физическое лицо выполняет работы по договору гражданско-правового характера (договору подряда), записи в трудовую книжку не заносятся. Отношения между сторонами, возникающие по договору ГПХ, регулируются ГК РФ и не входят в сферу трудового законодательства.

высшее профессиональное ВУЗ ;.

Дубликат трудовой книжки

Дубликат оформляется при потере трудовой или при ее порче. Если в это время документ был у работника, то для восстановления он должен обратиться к последнему работодателю. Чтобы дубликат оформили, нужно подать соответствующее заявление, которое должно быть рассмотрено в течение не более 15 дней. Дополнительно у работника могут попросить документы, свидетельствующие о его предыдущих местах работы.

В новой трудовой на титульном листе сверху должно быть написано «Дубликат». Дальнейшее заполнение происходит стандартно. Все данные о предыдущих местах работы заполняются на основе предоставленных работником документов.

Если потеря или порча произошла по вине работодателя, то вся работа по восстановлению информации ложится на него.

Пронумеровать и прошить листы.

Комментарий к Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10 октября 2003 г. № 69

10 октября 2003 г. постановлением Минтруда РФ № 69 была принята и 11 ноября 2003 г. зарегистрирована в Минюсте РФ (регистрационный № 5219) новая Инструкция по заполнению трудовых книжек (далее — Инструкция). Тем же постановлением отменена ранее действующая Инструкция от 20 июня 1974 г.

Читайте также:  Как написать жалобу на капитальный ремонт дома

Введены новые формы приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

В соответствии с п. 13 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (далее — Правила), Инструкция устанавливает порядок заполнения трудовых книжек, вкладышей в них и дубликатов трудовых книжек.

В разд. 1 Инструкции «Общие положения» закреплено, в частности, требование ГОСТ Р 6.30-2003 к оформлению в документах реквизита «дата». Во всех разделах трудовой книжки, т.е. и на титульном листе (дата рождения и дата заполнения трудовой книжки), даты должны быть записаны цифровым восьмизначным способом: два знака на день, два знака на месяц и четыре знака на год, причем именно в такой последовательности (день, месяц, год): дд.мм.гггг.

Записи разрешено делать перьевой, шариковой или гелевой ручкой, ручкой-роллером, световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. Однако хотелось бы заметить, что разрешением вносить записи в трудовые книжки гелевой ручкой (несмотря на то что она очень удобна в работе) лучше не пользоваться, так как через несколько лет эти записи сильно выцветут, что создаст для работника много проблем.

Еще раз подчеркивается запрет на сокращения в записях, введенный Правилами. Какие-либо сокращения не допускаются, в том числе «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и др. Более того, в разд. 5 Инструкции «Заполнение сведений об увольнении (прекращении трудового договора) » приводятся примеры записей, из которых видно, что слова «пункт», «статья» «Трудовой кодекс» нужно писать полностью. Не допускается также сокращать название нашей страны «РФ». Следует писать «Российская Федерация».

Действительно, сокращение «РФ» в документах указывать нельзя, так как такой страны на политической карте Земли не существует. Есть Российская Федерация, или (сокращенно) Россия. Однако все же трудно понять, почему авторы Инструкции требуют полного написания названия государства, не разрешая нам писать хотя бы «Россия». Вряд ли возможно иное прочтение. Но закон есть закон. И поскольку сокращения запрещены, мы не будем их использовать.

Заверяя исправления в разделе трудовой книжки «Сведения о работнике» (титульный лист), нужно писать полностью все слова. Например: «Фамилия изменена (не «изм.») на «Коренева» на основании ( не на «осн.») свидетельства (не «св-ва») о браке/о расторжении брака серия …, номер …, выданного (не «выд.») … отделом ЗАГС …(дата выдачи)».

Оформляя подпись руководителя фирмы или сотрудника кадровой службы при увольнении работника, должность нужно записывать полностью: не «ген. директор», а «генеральный директор»; не «мен. о/к», а «менеджер отдела кадров» и т.п.

Хотелось бы порекомендовать для таких случаев заказывать и использовать штампы (штамп для заверения исправлений на титульном листе, штамп с реквизитами подписи (должность и расшифровка, а для автографа оставлено место), возможен даже штамп с надписью «Трудового кодекса Российской Федерации»). Ведь штамп является упрощенным средством оргтехники, которое во многих случаях очень помогает нам в работе, так как им можно заменить любую запись, которую мы делаем вручную.

В этом же разделе разъясняется порядок внесения изменений в разделы трудовой книжки «Сведения о работе» и «Сведения о награждении». Как и раньше, когда действовала Инструкция от 20 июня 1974 г., в этих разделах недопустимы зачеркивания, замазывания неверных записей корректирующим составом, записи «исправленному верить» и т.п.

Для изменения неправильно сделанной формулировки нужно сделать специальную запись об этом. В соответствующем разделе трудовой книжки проставляется очередной порядковый номер записи в 1-й графе, во 2-й графе ставится дата внесения исправления, в 3-й графе пишется: «Запись № … недействительна». После этого (под теми же номером и датой) записывается правильная формулировка и в 4-й графе делается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя с указанием номера и даты издания документа (чаще всего ссылка делается на приказ). Возникает вопрос, на какой именно приказ следует ссылаться.

Все зависит от причины, вследствие которой в трудовую книжку была внесена ошибочная запись. Если ошибка возникла из-за невнимательности кадровика, который неверно переписал в трудовую книжку формулировку приказа, — ссылка делается на тот же приказ, который указан в ошибочной записи.

Но если ошибка содержалась в самом приказе и оттуда перешла в трудовую книжку, то для того чтобы внести исправление в нее, нужно исправить документ-основание, т.е. приказ. Для этого издается новый приказ «О внесении изменений в приказ №… от …», где указывается, что «во изменение приказа такого-то …(далее пишется правильная формулировка)». В этом случае ссылка в трудовой книжке будет сделана на этот новый приказ.

В таком порядке признаются недействительными записи о приеме на работу, о переводе на другую постоянную работу, об увольнении (причем в случае признания незаконности перевода или увольнения как самим работодателем, так и в случае отмены перевода или восстановления на прежней работе, или изменения формулировки причины увольнения судом, прокуратурой, государственной инспекцией труда).

В соответствии с Инструкцией при наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, работник может подать заявление о выдаче дубликата. Получив такое заявление, работодатель обязан оформить работнику дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной.

По иной методике, изложенной в п. 2.3 разд. 2 Инструкции «Заполнение сведений о работнике», вносятся изменения в титульный лист трудовой книжки. Здесь (и только здесь!) неверная информация — фамилия, имя, отчество, дата рождения — зачеркивается одной тонкой чертой, прозрачно, чтобы можно было прочитать зачеркнутую запись. Рядом делается новая, правильная запись.

В отличие от ранее действовавшей Инструкции особо отмечено то, что изменения и дополнения записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей без зачеркивания ранее внесенных записей. Это абсолютно логично: полученное работником высшее образование не отменяет наличие у него среднего образования, как и новая профессия не лишает его приобретенной ранее.

В п. 2.1. разд. 2 Инструкции поясняется также, как правильно сделать запись об образовании на титульном листе трудовой книжки. Работник может иметь основное общее (9 классов), среднее общее (11 классов), начальное профессиональное (ПТУ), среднее профессиональное (техникум), высшее профессиональное (вуз) и послевузовское профессиональное образование (аспирантура и пр.).

Особо подчеркивается, что все записи производятся на основании соответствующих документов.

Фамилия, имя, отчество указываются на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (разрешено пользоваться военным билетом, заграничным паспортом, водительскими правами и др.).

Запись об образовании осуществляется на основании аттестата, удостоверения, диплома и т.п., надлежащим образом заверенных.

Запись о незаконченном образовании — на основании студенческого билета, зачетной книжки, справки учебного заведения и т.п., также надлежащим образом заверенных.

На титульном листе обязательно должны быть:

▪ подпись работника , который своим автографом заверяет правильность внесенных сведений;

▪ подпись лица , ответственного за выдачу трудовых книжек (по сути даже не автограф, а просто разборчиво написанная фамилия);

▪ печать организации, выдавшей работнику трудовую книжку.

Раздел 3 Инструкции «Заполнение сведений о работе» подробно и с примерами описывает порядок внесения в трудовую книжку записей о работе (о приеме, переводе и увольнении), об изменениях в названии должности, о присвоении работнику в период работы нового разряда (класса, категории и т.п.), об установлении работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации.

По-новому сформулировано правило о внесении в трудовую книжку записей о работе по совместительству. В ранее действовавшей Инструкции говорилось, что такая запись делается в обязательном порядке администрацией по основному месту работу, но по письменному заявлению работника может и не производиться. Согласно новой Инструкции, запись о работе по совместительству теперь вносится по желанию работника.

Однако в ранее действовавшей Инструкции было четко указано, что эта запись делается на основании приказа о приеме на совмещаемую работу или об увольнении с нее (т.е. работник должен был представить в отдел кадров по основному месту работу копии соответствующих приказов — если они были односубъектными, или выписки из них — если приказы были на нескольких работников).

Читайте также:  Регистрация нового авто в ГИБДД

В новой Инструкции говорится просто о документе, подтверждающем работу по совместительству. Следовательно, это может быть, как и прежде, копия или выписка из соответствующего приказа либо, видимо, справка с места работы по совместительству. Следует помнить, что пользоваться в качестве основания для внесения таких записей трудовым договором можно только с большой осторожностью.

Так, запись о приеме на работу делать на основании трудового договора не рекомендуется. Поскольку, заключив договор и получив свой экземпляр, работник может (по разным причинам) так и не приступить к работе. Для внесения записи об увольнении трудовой договор можно использовать только в том случае, если на нем сделана отметка о прекращении трудового договора с указанием даты и причины увольнения.

Также в разд. 3 Инструкции указывается, как делаются записи о переименовании организации (заметим, что в крупных фирмах для этого тоже имеет смысл использовать штамп).

В этом же разделе описывается порядок внесения записи о невключении в непрерывный трудовой стаж времени работы в период отбывания наказания и, наоборот, о восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа (например, в тех случаях, когда в период между увольнением и поступлением на работу в организацию работник стоял на учете в центре занятости, что подтверждается соответствующей справкой, либо был болен, что подтверждается справкой, выданной лечебным учреждением, с подписями лечащего и главного врачей, удостоверенными печатью, либо служил в армии, что подтверждается военным билетом).

Порядок оформления в трудовых книжках чрезвычайно важных записей — записей об увольнении — вынесен в отдельный раздел. Это разд. 5 Инструкции «Заполнение сведений об увольнении (прекращении трудового договора)». Здесь, помимо подробного описания методики внесения записей, приведены примеры. Причем для примеров взяты именно те основания увольнения, по которым с момента принятия нового Трудового кодекса были расхождения во мнениях. На какую статью делать ссылку при увольнении по собственному желанию: п. 3 ст. 77 Трудового кодекса Российской Федерации или ст. 80 Трудового кодекса Российской Федерации? И можно ли вообще пользоваться формулировкой «по собственному желанию» или нужно писать «по инициативе работника»? На какую статью делать ссылку при увольнении по соглашению сторон — п. 1 ст. 77 Трудового кодекса Российской Федерации или ст. 78 Трудового кодекса Российской Федерации? Данные вопросы были урегулированы Правилами, определившими лишь три статьи для ссылок: ст. 77, ст. 81, ст. 83 Трудового кодекса Российской Федерации ( пп. 15–17 Правил).

Инструкция снимает все вопросы приведенными в ней примерами: «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»; «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Особо рассмотрены в разд. 6 особенности заполнения сведений об увольнении (прекращении трудового договора) и приеме (назначении) на работу в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) или его переходом на выборную работу (должность). При внесении сведений об увольнении по п. 5 ст. 77 Трудового кодекса Российской Федерации в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю в графе 3 раздела «Сведения о работе» требуется указать, в каком порядке осуществляется перевод: по просьбе работника или с его согласия. В этом случае решающую роль играет формулировка в заявлении работника. В заявлении может быть написано: «прошу оформить мое увольнение в порядке перевода в такую-то организацию» либо: «согласен на увольнение в порядке перевода в такую-то организацию». В зависимости от этого и в приказе об увольнении, и в трудовой книжке будет указано, что работник уволен в порядке перевода либо по просьбе работника, либо с согласия работника.

При приеме на новую работу обязательно указать, что работник принят в порядке перевода.

Раздел 7 Инструкции посвящен особенностям заполнения дубликата трудовой книжки.

В п. 32 Правил говорится, что в дубликате должен быть суммарно записан общий стаж работы, а также должны быть внесены сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Инструкция также требует указывать суммарно общий трудовой стаж работы, т.е. общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

После этого, как сказано в разд. 7 Инструкции, общий и/или непрерывный трудовой стаж работы (подтвержденный надлежаще оформленными документами) записывается по отдельным периодам работы: прием и увольнение по каждому месту работы, а если есть сведения о переводе на другую постоянную работу в той же организации, то они тоже должны быть отражены в дубликате трудовой книжки.

Все сведения в дубликат вносятся на основании представленных документов. При этом Инструкция обязывает работодателя оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю. Сами документы, после того как с них будут сняты и заверены отделом кадров копии, возвращаются работнику.

Таким образом, кадровику при работе с трудовыми книжками необходимо хорошо знать два нормативных документа: Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках», и Инструкцию по заполнению трудовых книжек, утвержденную постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 (Правила опубликованы в «Вестнике отдела кадров» № 1 за 2003 г., Инструкция — в «Вестнике отдела кадров» № 6 за 2003 г.). Без знания указанных документов невозможна работа с трудовыми книжками.

77 Трудового кодекса Российской Федерации или ст.

Инструкция по заполнению трудовых книжек и их ведению

В законодательстве Российской Федерации существует несколько правовых актов, содержащих инструкции по заполнению трудовых книжек (далее – ТК ), их ведению и хранению. Правила включают в себя, прежде всего, требования к оформлению записей в данном документе. Рассмотрим их подробнее.

Независимо от периода, правовой статус этих документов не изменился, поэтому выдавать взамен экземпляры нового образца не нужно.

Закон

Правила, согласно которым в трудовую книжку сотрудника вносятся изменения, регламентируются несколькими документами:

  • Трудовой кодекс РФ – здесь чётко прописано, как работодатель должен вести и хранить документацию, касающуюся сотрудников. Речь здесь идёт обо всех персональных данных, кроме того ТК РФ даёт чёткое определение всех документов связанных с трудоустройством, в том числе трудовой книжки;
  • Постановление «О трудовых книжках» №225 – здесь подробно расписано, как должен выглядеть бланк трудовой книжки, вкладыш, какие должны соблюдаться нормы хранения документа и внесения в него записей;
  • Постановление «Об утверждении инструкции по заполнению трудовой книжки» №69 – наиболее полно отображает алгоритм заполнения всего документа, а так же содержит обязательные к соблюдению рекомендации по исправлению ошибок.
  • КоАП РФ – регламентирует ответственность, которая ложится на сотрудников за несоблюдение правил предусмотренных законом, для обращения с трудовыми книжками.

Сейчас мы более подробно рассмотрим, какие рекомендации содержат эти документы, касательно трудовой книжки, то, как должны вестись записи, и обязательные к соблюдению нормы, которые раскрываются в приведённых выше документах.

Чернила должны быть стойкими к влажности и свету.

Правила ведения

При ведении трудовых книжек стоит учитывать такие правила:

  1. Даты должны быть написаны строго арабскими цифрами (например, сотрудника взяли на работу 15 января 2018 года – это записывается как 15.01.2018).
  2. Допускается использование фиолетовых, синих или черных чернил.
  3. Записи должны вноситься аккуратно и в полном объеме.
  4. Сокращения не допускаются.
  5. Информация вносится на русском языке или официальном языке республики.
  6. Данные о работе вносятся на основании выпущенного приказа о приеме на работу, о переводе, об увольнении или о награждении.
  7. Данные вносятся не позднее 7-дневного срока, при увольнении – в тот же день.
  8. Каждой записи присваивается свой собственный порядковый номер.

Внесенные в трудовую книжку записи должны дублироваться в личной карточке сотрудника. С ними он обязательно знакомится под подпись.

Внесенные в трудовую книжку записи должны дублироваться в личной карточке сотрудника.

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка — документ, в котором фиксируются сведения о трудовом стаже лица. Это главный документ при трудоустройстве, а потому в период трудовой деятельности подлежит хранению в отделе кадров организации. После увольнения, независимо от оснований, она возвращается владельцу.

Читайте также:  Нарушение трудовой дисциплины тк РФ

Важно! С января 2020 все организации-работодатели, независимо от формы собственности, начинают переход на электронные трудовые книжки (Федеральный закон «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

В ст. 66 ТК РФ прописано, что этот документ — основное подтверждение стажа и трудовой деятельности.

Постановлением «О трудовых книжках» № 225 от 16.04.2003 утвержден стандартный бланк, введенный в действие с 01.01.2004. Старые же образцы этого документа обмену не подлежат и признаются действительными. Изготавливаются они на предприятии «Госзнак» и имеют соответствующую степень защиты.

Трудовая книжка входит в список обязательных документов, предъявляемых при заключении трудового договора (ст. 65 ТК РФ). Исключение составляет лишь случай, когда такой договор с лицом подписывается впервые, т. е. сотрудник ранее нигде не работал. В этом случае трудовая книжка предоставляется ему администрацией на безвозмездной основе. При этом кадровик должен заполнить информацию, указанную на первой странице, и указать данные о лице, ответственном за ее первичное заполнение. Также на первом листе ставится подпись владельца.

Трудовые книжки сотрудникам, проработавшим на предприятии более 5 дней, необходимо заполнять, если эта работа является для них основной (ст. 66 ТК РФ). О правилах осуществления записи при приеме на работу читайте в статье Заполнение трудовой книжки при приеме на работу – образец.

Правила заполнения трудовой книжки утверждены законодательством и являются обязательными для исполнения на всех предприятиях.

Запись о причинах увольнения сотрудников должна фиксироваться в строгом соответствии с ТК РФ.

Порядок учета трудовых книжек

Трудовые книжки, вкладыши в них, бланки подлежат учету в организации (п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Для этих целей утверждены следующие книги, которые обязаны вести работодатели:

1) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Ведется бухгалтерией организации. В приходно-расходную книгу вносятся сведения об операциях по получению и расходованию бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку. Кроме количества бланков трудовой книжки в приходно-расходной книге следует указывать их серию и номер;

2) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется:

– кадровой службой организации

– либо другим подразделением, в котором оформляется прием и увольнение работников.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них предназначена для регистрации полученных трудовых книжек и вкладышей в них от работников при приеме на работу, при увольнении, а также при оформлении дубликатов или заведении новых трудовых книжек или вкладышей в них.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Так как бланки трудовой книжки и вкладыша в нее относятся к бланкам строгой отчетности, то они должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

– либо другим подразделением, в котором оформляется прием и увольнение работников.

Как исправить запись в трудовой книжке

Не смотря на внимательность сотрудников отдела кадров, человеческий фактор никто не отменял. Каждый может случайно допустить ошибку в оформлении записи в трудовой книжке.

Так в разделе личных данных на титульном листе можно ошибиться в :

  • Фамилия, имя, отчество – при возникновении ошибки такого характера, необходимо зачеркнуть чертой неверное, правильные пишутся рядом, а на внутренней стороне обложки указать основание внесения поправки

Важно! Если вы допустили ошибку на титульном листе изначально при оформлении книжки, необходимо завести новую.

  • Дата рождения – при ошибке в самой дате, неверной цифре, исправление вносится тем же образом, что и в ФИО. Ранее писали месяц буквами, это не считается недочетом и исправлению не подлежит.
  • Образование – когда на первой странице не указано данных об образовании, новому работодателю стоит их аккуратно вписать, а при получении нового диплома в графе сведений внести запись о полученном образовании
  • Отсутствует печать организации и подпись ответственного лица: в этом случае обратитесь на прежнее место, для проставления недостающих штампов

В 3 и 4 разделе можно ошибиться в следующем :

  • Неверная нумерация
  • Неверно указаны данные документа, который взяли за основу исправления
  • Работник не поставил подпись о том, что он ознакомлен;
  • Данные о наградах внесли не в тот раздел

Внесение записи о корректировке данных возможно только с указанием основания и признания ее недействительной.

В случае обнаружения ошибки в записи предыдущего работодателя, поправку может вносить новый, но для этого необходимо потребовать от сотрудника документ, который подтвердит, что действительно есть факт ошибки и тогда ее можно устранить.

Когда ошибка допущена в нумерации, поправка вносится тем же образом, вся запись зачеркивается и делается новая.

Работник не поставил подпись о том, что он ознакомлен;.

Как правильно заполнить трудовую книжку (2020)

Правила ведения трудовой книжки 2020 года говорят о том, что администрация может назначить лицо, отвечающее за хранение, заполнение и выдачу этих документов на предприятии.

Согласно правилам заполнения трудовых книжек 2020 года все записи о поступлении на работу, увольнении, квалификации вносятся на основании приказа администрации.

Более того, вся информация из трудовой книжки дублируется в личную карточку, с которой впоследствии работник знакомится под расписку.

Указанному документу присваивается регистрационный номер, помимо этого, он содержит такую информацию относительно работника, как персональные данные, образование, стаж работы, награждения и т. д.

Вписывать информацию допускается шариковой или гелевой ручкой с пастой синего, черного или фиолетового цвета.

Прямо запрещено использование сокращений, в том числе и аббревиатуры «РФ», вместо нее следует писать «Российская Федерация».

На первой странице трудовой книжки ставится подпись лица, отвечающего за ее ведение (заполнение впервые), печать организации (при наличии и указании в уставе), а также подпись владельца.

При любых изменениях, произошедших в период деятельности работника, будь то смена наименования организации, должности, разряда и т. д., указанные сведения в обязательном порядке отражаются в трудовой книжке.

Обратите внимание! Нельзя исправлять записи, в которых допущена ошибка, путем зачеркивания или поправок, а тем более удалять при помощи корректора. В этом случае нужно прописать, что запись содержит ошибки, и далее указать правильные данные.

Информация о таких документах отражается на обложке трудовой книжки внутренней стороне.

Инструкции по заполнению трудовой книжки работника

Трудовая книжка – это документальное отражение всей трудовой жизни и профессионального стажа каждого работающего гражданина Российской Федерации. Как правило, она заводится на первом месте работы и сопутствует человеку весь период трудовой деятельности до наступления пенсионного возраста. Трудовая книжка является официальным документом, и задача каждого работодателя – правильно, точно и своевременно вносить в нее необходимые записи.

  • Общие правила заполнения ↓
  • Инструкция по заполнению титульного листа ↓
  • Внесение данных об основной работе ↓
  • Внесение данных о трудовой деятельности по совместительству ↓
  • Перевод в иное подразделение или смена должности ↓
  • Внесение информации об увольнении ↓
  • Внесение исправлений ↓
  • Особые случаи ↓

Трудовая книжка является официальным документом, и задача каждого работодателя правильно, точно и своевременно вносить в нее необходимые записи.

Работа по совместительству и трудовая книжка

Информации о трудовой деятельности по совместительству может быть занесена в ТК в отделе кадров основной компании-нанимателя. Запись о совместительстве не обязательна по закону и производится лишь по личной инициативе владельца документа (ст.66 ТК). Гражданину необходимо предоставить прошение в письменном виде с желанием сделать запись в ТК в кадровую службу основной компании-нанимателя, а также приложить заверенную копию трудового соглашения с росписью директора из компании, где трудится в качестве совместителя.

Чаще всего трудовые документы хранят в запирающемся шкафу или сейфе, если правила хранения нарушены, т.

Добавить комментарий