Необходимые к подготовке официальные бумаги

Документы организации: учитываем новый стандарт

На какие реквизиты документов и правила оформления следует обратить внимание особое внимание, используя ГОСТ Р 7.0.97-2016, прежде всего?

Вот эти важные моменты:

  1. Шрифты. Для создания документа размер шрифтов ограничен, можно использовать только 12, 13, 14 номера. Допускается более мелкий шрифт, но только в таблицах.
  2. Герб. На документах теперь можно отражать герб субъекта РФ, муниципального образования (10 мм от верха листа).
  3. Реквизиты. Такие реквизиты фирмы, как ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП, указываются в составе реквизита «справочные данные об организации».
  4. Отметка об ограничении доступа к информации документа. Она проставляется на первом листе, сверху, в углу.
  5. Обращение к адресату. Теперь можно использовать обращение «господин» и «госпожа», сокращая его: «г-ну», «г-же». Если у адресата есть электронная почта и письмо отправлено по этому каналу, можно указать электронный адрес, на который отправлялось письмо.
  6. Печать организации. Она не должна «перекрывать» подпись должностного лица под документом.
  7. Подпись. Гражданин, имеющий право подписывать документы за временно отсутствующего руководителя, не может в напечатанном бланке перед должностью руководителя ставить знак косой черты, использовать предлог «за». Исправление может быть внесено от руки или поставлен определенного вида штамп, свидетельствующий о том, что подписывает документ другой человек.

Печать организации.

Новый ГОСТ для оформления документов

С 1 июля 2018 года вступил в силу новый ГОСТ на оформление документов, который содержит поправки, затронувшие электронный документооборот, порядок обращения к адресату, правила постановки инициалов и прочее. Указанный регулирующий документ пополнился новыми схемами расположения реквизитов.

Применение государственного регламента при оформлении бланков документов осуществляется по желанию участников оборота, однако соблюдение унифицированной формы облегчает процесс взаимодействия и говорит о проявлении корпоративной этики, солидарности, лояльности.

Единство документооборота;.

Отступы и интервалы

Абзацный отступ — 1,25 см.

Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.

Вот требования к интервалам:

  1. Для текста — 1—1,5 межстрочных интервала.
  2. Если нужно уменьшить масштаб документа — тогда через 2 интервала.
  3. Между буквами — обычный.
  4. Между словами — один пробел.
  5. Реквизиты из нескольких строчек — через 1 интервал.
  6. Группы реквизитов — с дополнительным интервалом между группами.

Минимальные поля для всех документов:

  • левое — 20 мм;
  • правое — 10 мм;
  • верхнее — 20 мм;
  • нижнее — 20 мм.

Если документ хранится больше 10 лет — левое поле должно быть минимум 30 мм. Но все это логично использовать для бумажных документов, потому что их скрепляют, прошивают, а края бумаги за годы могут истрепаться. Для электронных документов это не так важно, но гост почему-то этого не учитывает, хотя для электронных документов он тоже работает.

Между буквами обычный.

Подготовка бумаги и краски к печати

Перед началом работ краску и бумагу нужно подготовить к печати. Написано в этой статье может подойти и к другим видам печати, и я в первую очередь имел в виду офсетную. С ней я работал много лет, поэтому пишу о том что знаю.

Во-первых для образования верного угла, по которому будет выравнивать лист механизм бокового равнения.

Шаг 4. Составляем техническое задание

В техническое задание на закупку бумаги включайте:

  1. Базовые и дополнительные характеристики продукции.
  2. Требования к количеству товара, упаковке.
  3. Периодичность, сроки поставки.
  4. Требования к гарантийному сроку.

Базовые характеристики заказчик выбирает из каталога товаров, работ и услуг (КТРУ). Например, одна из наиболее распространенных позиций — 17.12.14.129-00000040: Бумага для офисной техники белая. Это укрупненная позиция. Заказчик выбирает конкретную позицию КТРУ, исходя из количества листов в пачке, массы бумаги, формата и марки. Эти характеристики обязательно отражаются в техническом задании.

Если заказчик уточняет техзадание, то он вправе включить в него дополнительные параметры. Он обосновывает необходимость включения таких параметров в ТЗ. При формулировании добавочных характеристик покупатель руководствуется положениями статьи 33 Закона о контрактной системе:

  • пропишите обоснованные, непротиворечивые, объективные требования к продукции;
  • не указывайте товарные знаки, страну происхождения и иные требования, которые повлекут необоснованное ограничение конкуренции (указание товарных знаков допускается только с пометкой «или эквивалент» и в том случае, если другие марки продукции будут несовместимы с имеющимся оборудованием, что при закупке бумаги маловероятно);
  • используйте критерии, требования и термины по техрегламентам и документам о стандартизации (ГОСТы, СанПиНы).

С 01.03.2018 при формировании ТЗ на поставку бумаги (дополнительных характеристик товара) заказчик применяет положения нового ГОСТа Р 57641-2017 от 07.09.2017 «Бумага ксерографическая для офисной техники. Общие технические условия». Документ устанавливает требования к бумаге для печати на принтерах, факсах, множительной технике и для производства издательской продукции. Этим стандартом нормируются такие показатели:

  • форматы листов, размеры рулонов;
  • марки А, B, C;
  • показатели качества в зависимости от марки;
  • условное обозначение (наименование, марка, масса, указание ГОСТа).

Если заказчик предъявляет иные, чем в ГОСТе, требования, он обязан обосновать такое решение.

Если закупаемая бумага подпадает под перечень Приказа Минфина от 04.

ВСЁ О БУМАГЕ: ДОПЕЧАТНАЯ ПОДГОТОВКА

Перед началом печати необходимо провести большой объём предварительных работ: создание макета, цветоделение, вывод пленок, получение цветопроб, подготовка бумаги к печати. Подробнее о цикле работ допечатной подготовки вы можете узнать из нашей статьи.

Включает в себя разработку необходимого издания — разработку концепции, написание. набор, корректуру и редактуру текстов, подбор иллюстративного материала и проведение необходимых фотосъемок, сканирование и цветокоррекцию полученного иллюстративного материала, дизайн и, наконец, создание электронной версии оригинала-макета.

В настоящее время создание электронной версии осуществляется в основном на базе нескольких хорошо известных издательских программных продуктов. Для журнальной и книжно-журнальной верстки используются в основном, QuarkXPress и Adobe Pagemaker. Наиболее распространенными графическими пакетами являются Adobe Photoshop, Adobe Illustrator и Corel Draw. Надо отметить, что использование Corel Draw зачастую даёт непредсказуемые результаты при цветоделении, а поэтому нежелательно.

В процессе работы над электронным макетом желательно иметь возможность получения цифровых цветопроб или хотя бы цветных или черно-белых распечаток подготавливаемого издания.

! Важно отметить, что принцип работы принтеров отличается от принципа работы фотонаборных устройств, и получение желаемого результата на принтерных распечатках не даёт стопроцентных гарантий того, что фотоформы будут также правильными. Проверка полученных фотоформ абсолютно необходима!

Вторая часть допечатной подготовки — работа Препресс-бюро (Сервис-бюро)

Включает в себя вывод цветоделенных плёнок (фотоформ) на фотонаборных аппаратах (ФНА) и изготовление аналоговых цветопроб. Современные ФНА позволяют получать разные типы растрирования изображений и производят автоматический спуск полос -расстановку полос издания в таком виде и порядке, в каком они должны оказаться на печатном листе.

! Для получения фотоформ для высококачественных изданий необходимо использовать ФНА с внутренним барабаном или капстановые ФНА. Непременным условием правильной работы ФНА является регулярный сенситометрический контроль его работы.

Не в каждом издательстве есть хорошие сканеры, поэтому зачастую именно в Препресс-бюро производят необходимое качественное сканирование и цветокоррекцию. Полученные иллюстрации могут использоваться в электронных макетах Издательства.

Третья часть допечатной подготовки — работа Типографии

Включает в себя монтаж фотоформ на монтажной основе (если это необходимо), изготовление офсетных пластин, подготовку бумаги к печати и, если такая возможность есть в типографии, изготовление офсетной цветопробы. Необходимо отметить, что всё в большем количестве типографий появляется оборудование, работающее по технологии Computer-to-Plate и позволяющее исключить получение фотоформ, для которых необходим ручной монтаж, и изготовление офсетных пластин.

Рассмотрим некоторые нюансы, возникающие в процессе допечатной подготовки в Типографии.

Процесс монтажа фотоформ принципиально очень прост, но требует определённого опыта и сноровки. Все допущенные ошибки в процессе монтажа связаны или с невнимательностью монтажистки — несоответствием монтажа спусковому макету,- или с неаккуратностью — недостаточно хорошим совмещением, попаданием грязи между монтажной основой и фотоформой и т. п.

Процесс экспонирования — копирование под действием УФ-излучения изображения с фотоформ на формные (офсетные) пластины производится в различных копировальных рамах и требует уже не только аккуратности, но и выполнения ряда технологических условий. Копирование должно осуществляться при оптимальном времени и условиях экспонирования (в копировальных рамах, позволяющих проводить многоступенчатые процессы экспонирования).

Определение времени экспозиции осуществляется экспериментально в процессе последовательного экспонирования (с разным временем) контрольных полутоновых шкал (например, СПШ-К) на формные пластины. Эту операцию необходимо делать каждый раз при получении новой партии офсетных пластин или смены УФ-лампы в копировальной раме. Необходимо также осуществлять и текущий контроль качества путем экспонирования растровых или микроштриховых тестов (РШ-Ф).

Читайте также:  Как Обосновать Моральный Ущерб

Проявление отэкспонированных формных пластин производится в проявочных машинах (процессорах) или в некоторых небольших типографиях всё ещё вручную. В процессе проявления происходит вымывание разложившегося (под действием УФ-излучения) копировального слоя на тех участках формных пластин, которые оказались под действием УФ-излучения. Эти участки соответствуют пробельным элементам. Получающееся таким образом изображение на формной пластине является прямым.

Процесс проявления так же, как и процесс экспонирования формных пластин, требует соблюдения определённых технологических условий. Необходимо определение и соблюдение как времени проявления формных пластин, так и температуры и степени старения (****) проявителя.

! Крайне неразумно использовать проявитель слишком долго. Это приводит не только к увеличению времени проявления, но и к ухудшению качества проявления и к накоплению в проявителе мельчайших загрязнений, что вызывает появление мелкой «сыпи» на формах и необходимость переделки форм. Скупой платит дважды.

Проявленные пластины иногда покрывают гуммирующим раствором, защищающим печатные формы от окисления. Перед началом работы этот раствор с пластин смывается. Однако даже без покрытия гуммирующим раствором качество проявленных современных пластин сохраняется достаточно долго.

Подготовка бумаги к печати представляет собой акклиматизацию и резку под печатный формат. Процессу акклиматизации и бережному отношению к бумаге, к сожалению, должное место отводится не всегда, хотя безукоризненное состояние бумаги — одно из важнейших условий устойчивой работы офсетной печатной машины и достижения хорошего качества.

При переувлажнении хранящейся бумаги и дальнейшей ускоренной сушке возникают силы, приводящие к короблению листа. Как правило, именно несоблюдение требований по акклиматизации приводят к подобному результату. Типичными ошибками можно считать преждевременное вскрытие пачек с бумагой, работа «с колес» (т. е. с бумагой, хранившейся или транспортировавшейся в климатических условиях, отличающихся от цеховых), длительные интервалы между печатью в несколько прогонов.

При подготовке бумаги к печати следует руководствоваться следующими требованиями. При поставке бумаги в печатный цех с палеты должны быть удалены крепящие ленты и внешний амбалаж. В таком виде бумага должна оставаться в условиях печатного цеха до тех пор, пока она не достигнет температуры печатного цеха. Вскрытие пачек бумаги должно происходить непосредственно перед печатью. В зависимости от разницы температуры между поверхностью бумаги и окружающим воздухом минимальное время акклиматизации должно составлять:

Объём упаковкиВремя акклиматизации стопы бумаги (в пачках), при разнице температуры печатного цеха и бумаги (°С), час:
м35°С7.5 °С10 °С15 °С20 °С25 °С30 °С35 °С
0.2 14791521284162
0.4712172636416492
0.69152031425576106
1.012182333466384115
2.013192435496690123

Для печати на листовых машинах не рекомендуется использовать бумагу, получаемую в ролях с последующей резкой. Бумаги, продаваемые в ролях и листах имеют различную влажность. Это приводит к тому, что порезанная ролевая бумага не набирает необходимый уровень влажности, что может выразиться в её деформации. Именно поэтому производители не принимают претензии по качеству ролевой бумаги, порезанной на листы.

Бумажные листы не должны иметь механических повреждений, волнистости, пузырей или царапин. Они не должны подвергаться негативному воздействию влаги и температурным колебаниям. Не в каждой типографии находится возможность проводить акклиматизацию бумаги перед печатью, а зачастую этому вообще не придают никакого значения. Некоторые сорта бумаги и картона настолько гигроскопичны (например, макулатурные картоны), что даже самые незначительные отклонения температуры и влажности в типографии приводят к неравномерной деформации. При поглощении бумагой влаги на её краях образуется более или менее выраженная волнистость, если бумага отдаёт влагу — её края загибаются (коробление бумаги).

!Выбор того или иного вида бумаги, как правило, осуществляется заказчиком. Зачастую этот выбор определяется желанием сэкономить. Но высококачественную продукцию нельзя получить на низкосортной бумаге. Именно эта бумага или картон подвержены наиболее сильному влиянию мельчайших флуктуации состояния микроклимата.

Соблюдение мер по правильному обращению с бумагой является необходимым, но не достаточным условием для обеспечения качественной печати. Не меньшее значение оказывает и направление отлива бумаги. Под направлением отлива бумаги понимают направление потока материала в бумагоделательной машине, вдоль него в основном и ориентируются волокна.

Направление отлива должно быть параллельно оси цилиндра печатной машины. А при работе на малых офсетных машинах допускается направление отлива перпендикулярно к оси цилиндра (более высокая жёсткость и поэтому лучшая выкладка листов).

! Важно учитывать направление отлива и для послепечатной обработки продукции. Нелишне напомнить, что при биговке и фальцовке направление отлива должно быть параллельно линии сгиба. Вспомните, не приходилось ли вам сталкиваться с парочкой обложек, напечатанных на половине листа формата 62×94? Бумага сэкономлена, количество прогонов тоже. Но на книги с этими обложками смотреть грустно…

Зачастую этот выбор определяется желанием сэкономить.

ГОСТы по делопроизводству 2020

Требования, предъявляемые к оформлению официальных документов в настоящее время, сформулированы в национальном стандарте Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Он сменил государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003.

Знакомство с ГОСТом по делопроизводству, на наш взгляд, полезно начать с изучения терминологии, которую подробно описывает другой национальный стандарт — ГОСТ Р 7.0.8-2013 (ГОСТ делопроизводство и архивное дело), поскольку эти знания помогут правильно понимать и использовать профессиональную лексику.

В нем определены понятия, используемые в статье:

  1. Документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
  2. Оформление документа — проставление на документе необходимых реквизитов.
  3. Реквизит документа — элемент оформления документа.

В нем определены понятия, используемые в статье.

2. Состав реквизитов документов

При подготовке и оформлении служебных документов используются следующие реквизиты ( приложение 1):

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – код формы документа;

06 – наименование организации;

07 – справочные данные об организации;

08 – наименование вида документа;

09 – дата документа;

10 – регистрационный номер документа;

11 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 – место составления или издания документа;

13 – гриф ограничения доступа к документу;

15 – гриф утверждения документа;

17 – заголовок к тексту;

18 – отметка о контроле;

19 – текст документа;

20 – отметка о наличии приложения;

22 – гриф согласования документа;

23 – визы согласования документа;

25 – отметка о заверении копии;

26 – отметка об исполнителе;

27 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 – отметка о поступлении документа в организацию;

29 – отметка для автоматического поиска документа.

2.2. Для изготовления бланков документов используют следующие реквизиты 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, а также отметки для расположения реквизитов 09, 10, 11, 12, 14, 17, 18, 19. Возможно использование реквизита 19 при применении трафаретных текстов документов

2.3. При оформлении документов используют следующие реквизиты 09, 10, 11, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29.

Документ должен иметь следующие обязательные реквизиты: наименование автора документа (наличие бланка организации), название вида документа (кроме писем), заголовок к тексту, дату, регистрационный номер, текст, визы, подпись, отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

В процессе подготовки и оформления служебных документов состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами.

Дополнительными реквизитами документа являются гриф утверждения (для заключений обязательно), адресат (для писем обязательно), отметка о заверении копии, печать, гриф внешнего согласования, отметка о наличии приложения, индекс предприятия связи (почтовый и телеграфный адрес, номер абонентского телеграфа, номер телефона), место составления или издания, фамилия исполнителя и номер его телефона (для писем обязательно), ссылка на индекс и дату входящего документа.

, то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

Способы оформления

Разрешается заполнять документацию:

  • машинописным способом в соответствии с ГОСТ 13.1.002-2003. Межгосударственный стандарт. Репрография. Микрография. Документы для микрофильмирования. Общие требования и нормы (введен в действие Постановлением Госстандарта России от 26.02.2004 № 63-ст);
  • рукописным методом, используя положения ГОСТ 2.304-81. Межгосударственный стандарт. Единая система конструкторской документации. Шрифты чертежные (утв. Постановлением Госстандарта СССР от 28.03.1981 № 1562);
  • применяя ЭВМ, согласно ГОСТ 2.004-88. Межгосударственный стандарт. Единая система конструкторской документации. Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ (утв. Постановлением Госстандарта СССР от 28.11.1988 № 3843);
  • на электронных носителях информации.
Читайте также:  Как снять доплату за совмещение должностей

Дополнительно в новом национальном стандарте предусмотрены правила подготовки текстовых документов электронных (ТДЭ). Их допускается готовить с использованием стандартизованных информационных моделей программ. Данные либо самостоятельно набираются, либо автоматически генерируются с помощью специализированных программных средств из заранее подготовленных фрагментов.

Высота символов не менее 2,5 мм.

Допечатная подготовка бумаги

Перед началом печати необходимо провести большой объём предварительных работ: создание макета, цветоделение, вывод пленок, получение цветопроб, подготовка бумаги к печати. Подробнее о цикле работ допечатной подготовки вы можете узнать из нашей статьи.

Допечатная подготовка (препринт) состоит из трёх основных частей – работы Издательства (Рекламного Агентства), Препресс-бюро (Сервис-бюро) и Типографии. Остановимся поподробнее на каждом этапе работы.
Первая часть допечатной подготовки – работа Издательства (Рекламного Агентства)
Включает в себя разработку необходимого издания – разработку концепции, написание. набор, корректуру и редактуру текстов, подбор иллюстративного материала и проведение необходимых фотосъемок, сканирование и цветокоррекцию полученного иллюстративного материала, дизайн и, наконец, создание электронной версии оригинала-макета.
В настоящее время создание электронной версии осуществляется в основном на базе нескольких хорошо известных издательских программных продуктов. Для журнальной и книжно-журнальной верстки используются в основном, QuarkXPress и Adobe Pagemaker. Наиболее распространенными графическими пакетами являются Adobe Photoshop, Adobe Illustrator и Corel Draw. Надо отметить, что использование Corel Draw зачастую даёт непредсказуемые результаты при цветоделении, а поэтому нежелательно.
В процессе работы над электронным макетом желательно иметь возможность получения цифровых цветопроб или хотя бы цветных или черно-белых распечаток подготавливаемого издания.
! Важно отметить, что принцип работы принтеров отличается от принципа работы фотонаборных устройств, и получение желаемого результата на принтерных распечатках не даёт стопроцентных гарантий того, что фотоформы будут также правильными. Проверка полученных фотоформ абсолютно необходима!
Вторая часть допечатной подготовки – работа Препресс-бюро (Сервис-бюро)
Включает в себя вывод цветоделенных плёнок (фотоформ) на фотонаборных аппаратах (ФНА) и изготовление аналоговых цветопроб. Современные ФНА позволяют получать разные типы растрирования изображений и производят автоматический спуск полос -расстановку полос издания в таком виде и порядке, в каком они должны оказаться на печатном листе.
! Для получения фотоформ для высококачественных изданий необходимо использовать ФНА с внутренним барабаном или капстановые ФНА. Непременным условием правильной работы ФНА является регулярный сенситометрический контроль его работы.
Не в каждом издательстве есть хорошие сканеры, поэтому зачастую именно в Препресс-бюро производят необходимое качественное сканирование и цветокоррекцию. Полученные иллюстрации могут использоваться в электронных макетах Издательства.
Третья часть допечатной подготовки – работа Типографии
Включает в себя монтаж фотоформ на монтажной основе (если это необходимо), изготовление офсетных пластин, подготовку бумаги к печати и, если такая возможность есть в типографии, изготовление офсетной цветопробы. Необходимо отметить, что всё в большем количестве типографий появляется оборудование, работающее по технологии Computer-to-Plate и позволяющее исключить получение фотоформ, для которых необходим ручной монтаж, и изготовление офсетных пластин.
Рассмотрим некоторые нюансы, возникающие в процессе допечатной подготовки в Типографии.
Процесс монтажа фотоформ принципиально очень прост, но требует определённого опыта и сноровки. Все допущенные ошибки в процессе монтажа связаны или с невнимательностью монтажистки – несоответствием монтажа спусковому макету,- или с неаккуратностью – недостаточно хорошим совмещением, попаданием грязи между монтажной основой и фотоформой и т.п.
Процесс экспонирования – копирование под действием УФ-излучения изображения с фотоформ на формные (офсетные) пластины производится в различных копировальных рамах и требует уже не только аккуратности, но и выполнения ряда технологических условий. Копирование должно осуществляться при оптимальном времени и условиях экспонирования (в копировальных рамах, позволяющих проводить многоступенчатые процессы экспонирования).
Определение времени экспозиции осуществляется экспериментально в процессе последовательного экспонирования (с разным временем) контрольных полутоновых шкал (например, СПШ-К) на формные пластины. Эту операцию необходимо делать каждый раз при получении новой партии офсетных пластин или смены УФ-лампы в копировальной раме. Необходимо также осуществлять и текущий контроль качества путем экспонирования растровых или микроштриховых тестов (РШ-Ф).
Проявление отэкспонированных формных пластин производится в проявочных машинах (процессорах) или в некоторых небольших типографиях всё ещё вручную. В процессе проявления происходит вымывание разложившегося (под действием УФ-излучения) копировального слоя на тех участках формных пластин, которые оказались под действием УФ-излучения. Эти участки соответствуют пробельным элементам. Получающееся таким образом изображение на формной пластине является прямым.
Процесс проявления так же, как и процесс экспонирования формных пластин, требует соблюдения определённых технологических условий. Необходимо определение и соблюдение как времени проявления формных пластин, так и температуры и степени старения (****) проявителя.
! Крайне неразумно использовать проявитель слишком долго. Это приводит не только к увеличению времени проявления, но и к ухудшению качества проявления и к накоплению в проявителе мельчайших загрязнений, что вызывает появление мелкой “сыпи” на формах и необходимость переделки форм.
Проявленные пластины иногда покрывают гуммирующим раствором, защищающим печатные формы от окисления. Перед началом работы этот раствор с пластин смывается. Однако даже без покрытия гуммирующим раствором качество проявленных современных пластин сохраняется достаточно долго.
Подготовка бумаги к печати представляет собой акклиматизацию и резку под печатный формат. Процессу акклиматизации и бережному отношению к бумаге, к сожалению, должное место отводится не всегда, хотя безукоризненное состояние бумаги – одно из важнейших условий устойчивой работы офсетной печатной машины и достижения хорошего качества.
При переувлажнении хранящейся бумаги и дальнейшей ускоренной сушке возникают силы, приводящие к короблению листа. Как правило, именно несоблюдение требований по акклиматизации приводят к подобному результату. Типичными ошибками можно считать преждевременное вскрытие пачек с бумагой, работа «с колес» (т.е. с бумагой, хранившейся или транспортировавшейся в климатических условиях, отличающихся от цеховых), длительные интервалы между печатью в несколько прогонов.
При подготовке бумаги к печати следует руководствоваться следующими требованиями. При поставке бумаги в печатный цех с палеты должны быть удалены крепящие ленты и внешний амбалаж. В таком виде бумага должна оставаться в условиях печатного цеха до тех пор, пока она не достигнет температуры печатного цеха. Вскрытие пачек бумаги должно происходить непосредственно перед печатью. В зависимости от разницы температуры между поверхностью бумаги и окружающим воздухом минимальное время акклиматизации должно составлять:

Объём упаковки

Время акклиматизации стопы бумаги (в пачках), при разнице температуры печатного цеха и бумаги (°С), час:

Определение времени экспозиции осуществляется экспериментально в процессе последовательного экспонирования с разным временем контрольных полутоновых шкал например, СПШ-К на формные пластины.

Бумаги общего назначения

Многих водителей интересует, какие документы нужны для перевозки груза, чтобы в случае проверки с компетентными органами не возникло никаких проблем. Перечень официальных бумаг следующий:

  1. Удостоверение водителя на право управления транспортным средством соответствующей категории.
  2. Товарно-транспортная накладная (ТТН). Скачать бланк
  3. Договор между отправителем, получателем и посредником, осуществляющим перевозку. Скачать образец договора
  4. Путевой лист. Скачать бланк

Все вышеперечисленные документы нужны для перевозки любых видов товара, и не могут быть заменены на другие бумаги. При этом стоит отметить некоторые особенности данной документации.

Накладная при перевозке грузов является одним из самых главных свидетельств, которые необходимо будет предъявить водителем при проверке. Выписываться этот документ должен организацией или лицом, которое является отправителем. При этом официально данная бумага должна быть утверждена соответствующими печатями. Ее необходимо сделать в четырех копиях, по одной из которых получает отправитель и получатель, а две остаются в транспортной компании. Данный документ содержит две важные части:

  1. Товарный раздел. Данная часть указывает полное описание товара, которые остальные документы на перевозку груза не дают.
  2. Транспортный раздел. Этот элемент должен содержать наиболее полную информацию о маршруте, название отправителя и посредника, а также данные о водителе и технических характеристиках автомобиля.

В некоторых случаях от товарно-транспортной накладной можно отказаться. Чаще всего это бывает тогда, когда транспортировку осуществляет покупатель. Документы на перевозку груза в данном случае не требуют ТТН, так как весь процесс происходит между двумя объектами договора без посредников в виде транспортной компании.

Читайте также:  Купили авто, которое числится в угоне… Что ждать?

Договор должен быть в обязательном порядке подписан. Это делает водитель, либо же экспедитор, сопровождающий машину. Не обязательно, чтобы эта бумага была оригинальной, так как можно использовать заверенные печатями копии. Таким образом подтверждается законность транспортировки. Вместо договора разрешается использовать доверенность, если на ней также стоят соответствующие печати организаций.

Таким образом подтверждается законность транспортировки.

Необходимые к подготовке официальные бумаги

Делопроизводство. Подготовка служебных документов

Общие требования к подготовке документов

Документирование как составляющая корпоративного делопроизводства. Национальный стандарт Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами» о требованиях к документам компании

Документирование повседневной деятельности компании принято рассматривать в качестве важнейшей составляющей корпоративного делопроизводства (см. рис. 1.1). Напомним, что в общем случае под документированием понимается запись (фиксация) информации, осуществляемая на различных носителях в соответствии с установленными правилами[1]. Эти правила (см. далее) распространяются на содержание, структуру, стиль изложения и оформление документов. Соблюдение этих правил, в свою очередь, позволяет обеспечить соответствие каждого применяемого в процессе повседневной деятельности компании документа определенным характеристикам.

Рис. 1.1. Корпоративное делопроизводство

В соответствии с Национальным стандартом Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами»[2] (далее – Стандарт) к основным характеристикам корпоративных документов относятся:

♦ пригодность для использования (в качестве документа).

Поясним, что аутентичность документа признается, если последний представляет собой то, что принято считать документом[3], и, кроме того, был создан (отправлен) уполномоченным лицом в то время, которое обозначено в документе. Для обеспечения аутентичности документов компаниям, как это предусмотрено Стандартом, следует внедрить и документально зафиксировать политику в области делопроизводства (включая вопросы документирования), а также процедуры контроля над созданием, получением, передачей, сохранением и отбором документов.

Достоверным, согласно Стандарту, признается документ, содержание которого можно считать полным и точным представлением подтверждаемых операций (деятельности, фактов) и которому можно доверять при осуществлении последующих операций (последующей деятельности). При этом подразумевается, что документы создаются во время (сразу же после) операции или случая, к которым они относятся, лицами, достоверно знающими факты, или средствами, обычно используемыми в деловой деятельности при проведении данной операции.

Целостность документа, согласно Стандарту, определяется полнотой и неизменностью информации в составе этого документа. Целостность документа обеспечивается его защитой от несанкционированного изменения, а также регламентацией порядка обращения с ним.

Наконец, документ признается пригодным для использования, если его можно локализовать, найти, воспроизвести и интерпретировать в соответствии с потребностями компании в документированной информации, например в целях отчетности. В конечном счете, как отмечается в Стандарте, каждый документ, применяемый в повседневной деятельности компании, должен правильно отражать то, что сообщено (решено)[4], или изложенное в его содержании действие.

Рассмотрим далее основные требования к содержанию, структуре, стилю изложения и оформлению документов компании.

Требования к содержанию документов

Под содержанием документа понимается вся включенная в него информация, при этом основным информационным компонентом документа является его текст – выраженная средствами служебно-дело-вого языка сущность зафиксированных в документе фактов, событий, управленческих решений и вытекающих из него действий (выполненных или (и) подлежащих выполнению). Кроме того, в зависимости от функционального назначения документа в его содержание могут включаться:

♦ сведения об авторе документа;

♦ сведения об адресате;

♦ сведения, позволяющие идентифицировать документ в качестве такового (с учетом функционального назначения документа);

♦ сведения, обеспечивающие юридическую силу документа;

♦ сведения вспомогательного (справочного) характера.

Текст документа должен излагаться на русском языке либо на национальном языке субъекта Российской Федерации, используемом в качестве государственного наряду с русским[5]. Документы, направляемые в другие государства (международные организации и учреждения), могут излагаться как на русском языке, так и на официальных языках соответствующих государств либо на английском языке.

В зависимости от функционального назначения документа текст может быть представлен в виде так называемого связного (сплошного) текста, анкеты, таблицы или их сочетания. Отличия перечисленных видов представления текста заключаются в следующем.

Связный текст – это грамматически и логически согласованная информация, значимая для надлежащего осуществления компанией своей деятельности, то есть упорядоченная последовательность предложений, распределенных по абзацам[6].

Анкетная форма (анкета) представления текста применяется, если в содержании документа характеризуется по определенным признакам только один объект (вопрос).

Табличная форма (таблица) представления текста применяется, если в содержании документа по определенным признакам (одному или нескольким) характеризуются два и более объектов (вопросов) одновременно.

Сочетание двух и более форм представления текста оправданно при подготовке документов, отличающихся большим объемом (в том числе имеющих приложения) или (и) сложной структурой (см. далее).

В целях обеспечения своевременной и качественной подготовки текстов документов рекомендуется применять:

♦ унифицированные и типовые тексты соответствующих видов документов;

♦ текстовые формуляры (шаблоны, трафареты);

Подготовка содержания любого документа начинается с изучения существа вопроса (направления) деятельности компании, излагаемого в данном документе, соответствующих положений законодательных и нормативных правовых актов, локальных нормативных актов и организационно-распорядительных документов, а также имеющихся в распоряжении компании справочных материалов и (или) материалов переписки.

Содержание документа должно включать достоверную и аргументированную информацию (основываться на фактах (событиях)) и увязываться с документами, ранее изданными (подготовленными, например, в рамках переписки) по данному вопросу (направлению) деятельности компании, но при этом не дублировать их содержание, а в необходимых случаях иметь на них соответствующие ссылки. Кроме того, содержание документа должно соответствовать законодательным и нормативным правовым актам, локальным нормативным актам и организационно-распорядительным документам компании, регламентирующим порядок и правила осуществления вида деятельности (ее направления, отдельного вопроса), освещаемого в документе.

Текст документа следует излагать ясно, убедительно и емко, но вместе с тем по возможности кратко[7]. И конечно, в тексте документа должны соблюдаться грамматика и орфография используемого для его изложения языка.

Требования к структуре документов

Под структурой[8] документа понимается последовательность логически взаимосвязанных смысловых частей его текста, объединенных излагаемым в документе вопросом (направлением) деятельности компании. Структуризация текста документа предполагает его обоснованное разделение на самостоятельные, но в то же время логически взаимосвязанные фрагменты: части, разделы, главы, параграфы, подпараграфы, пункты и, если необходимо, подпункты[9].

Связный текст это грамматически и логически согласованная информация, значимая для надлежащего осуществления компанией своей деятельности, то есть упорядоченная последовательность предложений, распределенных по абзацам 6.

Электронные документы: виды, требования и особенности документооборота

Разберёмся, в чем различия бумажного варианта документа, его отсканированной версии и документа, изначально созданного в электронной форме, затем сравним требования к ним и определим сферы применения.

Разделение документов на бумажные и электронные не более чем разграничение по виду носителя, форме документирования и представления информации.

Фирменные бланки

Различные виды бланков документов актуальны для одновременного выполнения нескольких задач.

  1. Сокращают время на оформление документации. Заготовка уже содержит информацию постоянного характера, что упрощает и ускоряет набор данных.
  2. Исключают вероятность ошибки в реквизитах. Достаточно скрупулезно проверить заполненные поля один раз во время подготовки шаблона.
  3. Облегчают восприятие написанного текста. Четкая структура и привычное расположение сведений ускоряют процесс обработки необходимых данных.
  4. Печать фирменных бланков повышает престиж компании в глазах клиентов и партнеров, особенно если листы оформляются типографским способом.

Каждая ведущая документооборот организация может иметь несколько шаблонов для подготовки приказов, писем, распоряжений. Их изготавливают различными способами:

  • в типографии;
  • с использованием штемпеля;
  • с применением заготовки в электронном виде, созданной собственными силами на компьютере.

Варианты фирменных бланков, отпечатанных на профессиональном оборудовании в типографии, выглядят солидней и лучше защищены от подделки, что положительно сказывается на репутации компании.

Достаточно скрупулезно проверить заполненные поля один раз во время подготовки шаблона.

БЛАНКИ УГЛОВЫЕ И ПРОДОЛЬНЫЕ

6.3 Бланки документов оформляются в соответствии с Приложением Б. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

6.4 В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков – угловой (рисунок Б.1) и продольный (рисунок Б.2).

Приложение Б стандарта – это схемы расположения реквизитов документа на бланках с угловым расположением реквизитов (схема Б1) (Пример 2) и на бланках с продольным расположением реквизитов (схема Б2) (Пример 3). При этом зоны расположения реквизитов, обозначенные пунктиром, являются ориентировочными.

центрованный по центру зоны расположения реквизитов ;.

Добавить комментарий